Web電話帳とは？導入メリットや注意点、おすすめサービスを徹底解説

社員数の増加やテレワークの普及により、社内外の連絡先を効率よく管理・共有したいと考える企業が増えています。

そこで注目されているのが 「Web電話帳」です。

Web電話帳では、社員や取引先などの連絡先を クラウド上で一元管理し、スマートフォンやPCから最新情報を確認・共有できます。

一方で「通常の電話帳と何が違うの？」「どのような機能やメリットがある？」「自社に合ったサービスはどう選べばいい？」と疑問を持つ方も多いでしょう。

この記事では、Web電話帳の基本的な仕組みや主な機能、導入するメリット・注意点、活用シーン、サービスの選び方やおすすめサービスについて詳しく解説します。 

　　　　　　　　　　　　　　　　＼Web電話帳が気になったら！／

Web電話帳とは

Web電話帳とは、社員や取引先などの連絡先情報をクラウド上で一元管理し、スマートフォンやPC、タブレットなどから共有・利用できるサービスです。

従来の端末ごとの電話帳とは異なり、管理者が登録内容をまとめて更新できるため、社員の入退社や部署異動、取引先情報の変更にもスムーズに対応できます。

また、利用者は常に最新の連絡先を確認でき、必要な相手を検索してすぐに発信することも可能です。

社内の連絡先管理を効率化し、情報共有の漏れや更新作業の負担を減らせる点が、Web電話帳の大きな特徴といえます。 

Web電話帳の主な機能

Web電話帳には、連絡先の一元管理だけでなく、検索・発信、権限管理、外部サービスとの連携など、業務を効率化するさまざまな機能があります。

ここでは、代表的な機能を4つ紹介します。 

• 連絡先の一元管理
• 検索・ワンタップ発信
• 権限管理・セキュリティ
• 外部サービスとの連携

連絡先の一元管理

Web電話帳では、社員や取引先の氏名・電話番号・メールアドレス・所属部署などの連絡先情報をクラウド上で一元管理できます。

管理者がまとめて登録・更新できるため、社員の異動や入退社、組織変更があった際もスムーズです。

利用者は常に最新の連絡先を確認できるほか、 端末ごとの個別管理が不要になるため、社内の情報共有や管理業務の効率化にも役立ちます。

検索・ワンタップ発信

Web電話帳では、氏名や会社名、部署名などから必要な連絡先をすぐに検索できます。

目的の相手を見つけたら、そのまま電話番号をタップして発信できるため、番号を手入力する必要がありません。

外出先や急ぎの場面でもスムーズに連絡でき、業務の効率化や誤発信の防止にも役立ちます。 

権限管理・セキュリティ

Web電話帳では、利用者や部署ごとに閲覧できる連絡先を制限するなど、細かな権限設定が可能です。

必要な情報だけを共有できるため、重要な顧客情報や個人情報の管理にも役立ちます。

また、端末に連絡先データを保存しない仕組みを採用しているサービスもあり、 紛失・盗難時の情報漏えいリスクを抑えやすい点も特徴です。

外部サービスとの連携

Web電話帳の中には、ビジネスチャットやグループウェア、CRM、クラウドPBXなどの外部サービスと連携できるものもあります。

普段利用している業務ツールと組み合わせることで、連絡先の確認から電話やメッセージの送信までをスムーズに行えるのが特徴です。

サービス間で情報を共有できれば、入力や更新の手間を減らし、業務効率の向上にもつながります。 

Web電話帳を導入するメリット3つ

Web電話帳を導入することで、連絡先管理の効率化だけでなく、情報共有や誤発信の防止、管理業務の負担軽減といった効果も期待できます。

ここでは、代表的な3つのメリットを紹介します。

1. 連絡先を一元管理できる
2. 誤発信や情報共有漏れを防げる
3. 管理負担を軽減できる

①連絡先を一元管理できる

Web電話帳を導入する大きなメリットのひとつが、社内外の連絡先をまとめて管理できることです。

社員ごとに連絡先を保存する方法では、情報の更新漏れや重複が発生しやすく、管理も煩雑になりがちです。

Web電話帳なら、管理者がクラウド上で情報を更新するだけで、利用者全員に最新の内容を共有できます。

社員の異動や退職、取引先の担当者変更にも対応しやすく、常に正確な連絡先を利用できる環境を整えられるのがメリットです。

②誤発信や情報共有漏れを防げる

Web電話帳では、管理者が最新の連絡先情報を一括で更新できるため、古い電話番号や誤った情報を使用するリスクを減らせます。

個人の端末ごとに電話帳を管理する場合に起こりやすい、更新漏れや共有忘れを防ぎやすい点もメリットです。

また、登録された連絡先から直接発信できるため、電話番号の入力ミスによる誤発信の防止にも役立ちます。

社内で常に同じ最新情報を共有できる環境を整えることで、連絡ミスの削減にもつながるでしょう。

③管理負担を軽減できる

Web電話帳を導入すると、連絡先の登録や変更を管理者がまとめて行えるため、社員一人ひとりが個別に更新する手間を減らせます。

入退社や異動、組織変更があった場合も、一括で情報を反映できるため効率的です。

また、複数の端末や部署で別々に電話帳を管理する必要がなくなり、重複登録や更新漏れも防ぎやすくなります。

連絡先管理にかかる作業時間を削減し、管理部門の負担軽減につながる点も大きなメリットです。

Web電話帳の活用シーン3つ

Web電話帳は、営業活動やテレワーク、複数拠点での情報共有など、さまざまな場面で活用できます。

ここでは、代表的な3つの活用シーンを紹介します。 

1. 営業担当者の顧客・取引先管理
2. テレワーク・リモートワークでの連絡先共有
3. 複数拠点・店舗間の連絡先管理

①営業担当者の顧客・取引先管理

営業担当者は外出先から顧客や取引先へ連絡する機会が多いため、Web電話帳を活用すると連絡先をすぐに検索できて便利です。

スマートフォンから目的の相手を探し、そのままワンタップで発信できます。

また、取引先の担当者が変更になった場合も、管理者が情報を更新すれば最新の連絡先を社内で共有可能です。

担当者ごとに個別管理する必要がなくなり、営業活動のスムーズな情報共有にも役立ちます。

②テレワーク・リモートワークでの連絡先共有

テレワークやリモートワークでは、社員同士が同じオフィスにいないため、社内や取引先の連絡先をすぐに確認できる環境が重要です。

Web電話帳を利用すれば、パソコンやスマートフォンから必要な連絡先を検索でき、場所を問わずスムーズに連絡できます。

また、管理者が連絡先を一括で更新できるため、組織変更や担当者変更があった場合でも、常に最新の情報を共有できます。

③複数拠点・店舗間の連絡先管理

複数の拠点や店舗を展開している企業では、Web電話帳を活用することで、本社・支店・店舗の連絡先をまとめて管理できます。

拠点ごとに電話帳を分けて作成・管理できるため、必要な情報を整理しやすい点も特徴です。

拠点間の連絡がスムーズになり、情報の行き違いや更新漏れの防止にも役立つでしょう。

Web電話帳を導入する際の注意点2つ

Web電話帳は便利な一方で、導入時にはコストやセキュリティ面について確認しておく必要があります。

ここでは、導入前に押さえておきたい2つの注意点を紹介します。

1. 導入コスト・月額費用が発生する
2. セキュリティ対策が重要になる

①導入コスト・月額費用が発生する

Web電話帳を導入する際は、初期費用や月額利用料などのコストが発生する点に注意が必要です。

料金体系はサービスによって異なり、利用人数や機能数に応じて費用が変わる場合もあります。

必要以上に高機能なサービスを選ぶとコストが増える可能性があるため、自社に必要な機能や利用人数を整理したうえで、複数のサービスを比較検討することが大切です。

②セキュリティ対策が重要になる

Web電話帳では、社員や取引先の電話番号、メールアドレスなどの重要な情報を扱うため、十分なセキュリティ対策が欠かせません。

サービスを選ぶ際は、通信の暗号化やアクセス制限、権限管理などの機能を確認しておくことが重要です。

また、端末の紛失や不正アクセスによる情報漏えいを防ぐため、利用ルールの整備や社員への周知が欠かせません。

安全に運用するためには、機能面と社内運用の両方から対策を行いましょう。

Web電話帳サービスの選び方3つ

Web電話帳は、サービスによって搭載されている機能や連携先、料金、サポート内容が異なります。

自社の利用目的や課題に合ったサービスを選ぶために、比較しておきたい3つのポイントを紹介します。

1.  必要な機能で選ぶ
2. 他サービスとの連携で選ぶ
3. 料金・サポート体制で選ぶ

①必要な機能で選ぶ

Web電話帳を選ぶ際は、自社に必要な機能が備わっているかを確認することが大切です。

連絡先の一元管理や検索・発信機能に加え、権限設定、名刺管理、着信時の名前表示など、サービスによって搭載されている機能は異なります。

まずは自社で解決したい課題や利用シーンを整理し、必要な機能を明確にしたうえで比較すると、過不足のないサービスを選びやすくなるでしょう。

②他サービスとの連携で選ぶ

Web電話帳を選ぶ際は、現在利用している業務ツールと連携できるかどうかも確認しましょう。

ビジネスチャットやグループウェア、CRM、クラウドPBXなどと連携できれば、連絡先情報をより効率的に活用できます。

既存のサービスとスムーズに連携できるWeb電話帳を選ぶことで、情報の二重入力や更新作業の手間を減らせる点もメリットです。

業務全体の効率化を図りたい企業は、連携可能なサービスの種類も比較しておくと良いでしょう。

③料金・サポート体制で選ぶ

Web電話帳を選ぶ際は、料金だけでなくサポート体制も確認しておきましょう。

初期費用や月額料金はもちろん、利用人数による料金の変動やオプション費用などもサービスによって異なります。

また、導入時の設定支援や操作方法の案内、トラブル発生時の問い合わせ対応など、サポート内容も重要な比較ポイントです。

費用とサポートのバランスを確認し、自社が安心して運用を続けられるサービスを選びましょう。

おすすめのWeb電話帳サービス5選

Web電話帳には、機能や連携サービス、料金体系などが異なるさまざまなサービスがあります。

ここでは、法人で利用しやすいおすすめのWeb電話帳サービスを5つ紹介します。 

1. rakumoコンタクト
2. SMARTアドレス帳
3. クラウド連絡帳サービス
4. Gluegent Apps 
5. LINE WORKS

①rakumoコンタクト

rakumoコンタクト は、社員や取引先の連絡先を一元管理できる法人向けWeb電話帳です。

Google WorkspaceやMicrosoft 365と連携できるため、既存システムを活かした運用ができます。

主な機能は、以下の通りです。

•  連絡先検索
• スマホ利用
• Gmail・Outlook連携
• CSV一括登録など

スマホからそのまま利用できるため、外回りの社員が多い企業や、リモートワークを導入している企業に最適です。

また、連絡先情報に担当エリアや委員会名などを自由に追加することができるため、自社に適した形でWeb電話帳を作成することができます。

②SMARTアドレス帳

 KDDI SMARTアドレス帳は、社内外の連絡先をクラウド上で一元管理できる法人向けサービスです。

スマートフォンやPCから利用できます。

主な機能は、以下の通りです。

• 会社・個人・共有アドレス帳
• 検索
• アクセス制限
• アカウントロックなど

複数端末で連絡先を共有したい企業や、セキュリティを重視して電話帳を管理したい企業に向いています。

また、取引先情報を管理できる社外情報管理オプションも用意されているため、退職などによる情報消失のリスクを提言することが可能です。

スマホから名刺をスキャンするだけで、簡単にアドレス帳へ登録できます。

③PHONE APPLI PEOPLE

PHONE APPLI PEOPLEは、ソフトバンクが提供するWeb電話帳サービスです。

7,000社以上が導入しており、豊富な実績があります。

主な機能は、以下の通りです。

• Web電話帳
• 着信時の氏名表示
• 名刺管理
• 人材・スキルの可視化
• サンクスカード
• PHONE APPLI 1on1
• 居場所表示
• 社内チャットなど

社内外どちらの情報もまとめることができるため、管理アプリを1つに集約したい企業に最適です。

また、Microsoft 365との連携もできるため、既存顧客の情報などもスムーズに引き継げるでしょう。

④Gluegent Apps 

Gluegent Appsは、Google WorkspaceやMicrosoft 365と連携して利用できる法人向けの共有アドレス帳サービスです。

組織階層に沿って連絡先を管理できます。

顔写真や役職も任意で設定できるため、連絡先を見つける時間を大幅に短縮できるでしょう。

主な機能は、以下の通りです。

• 連絡先検索
• 組織別表示
• スマートフォン対応
• メール宛先指定
• iOSでの発着信連携など

Google WorkspaceやMicrosoft 365を活用しながら、社内の連絡先を組織単位で管理・共有したい企業に向いています。

⑤LINE WORKS

 LINE WORKSは、ビジネスチャットを中心に、社内メンバーや顧客・取引先の連絡先を管理・共有できるサービスです。

チャットツールとして名前が知れ渡っていますが、Web電話帳としても非常に使いやすいサービスと言えます。

主な機能は、以下の通りです。

• 社内アドレス帳
• 顧客・取引先管理
• 検索
• グループ作成
• 連絡先の一括登録など

チャットと連絡先管理をまとめて利用し、社内外のコミュニケーションを効率化したい企業に向いています。

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Web電話帳サービスを提供しているキャリア

Web電話帳サービスは、携帯キャリア各社からも提供されています。

連絡先の一元管理や情報共有など、サービスごとに機能や特徴が異なるため、自社に合ったものを選ぶことが大切です。

ここでは、主なキャリアのWeb電話帳サービスを紹介します。

• ソフトバンク
• NTTドコモ
• 楽天モバイル

ソフトバンク

ソフトバンクでは、法人向けクラウド電話帳サービス「PHONE APPLI PEOPLE」を提供しています。

社員や取引先の連絡先をクラウド上で一元管理でき、スマートフォンやPCから最新情報を確認可能です。

クラウドPBXやMicrosoft 365との連携にも対応しており、管理者による連絡先の一括更新や権限設定も行えます。

社内外の連絡先を効率よく管理したい企業に適したサービスです。 

NTTドコモ

NTTドコモでは、「ドコモ電話帳」で端末の連絡先をクラウド上に保存・同期できます。

登録・編集した電話帳データをクラウドへ反映でき、対応端末間でのデータ移行や複数端末からの閲覧・編集にも対応しているのが特徴です。

機種変更時の連絡先移行を簡単に行えます。

なお、現在はPCブラウザからドコモ電話帳のクラウドデータへアクセスする機能は提供されていないため、利用環境には注意が必要です。 

楽天モバイル

楽天モバイルでは、法人向けWeb電話帳サービスとして「moconavi」や「PHONE APPLI PEOPLE」を提供しています。

社員や取引先の連絡先をクラウド上で一元管理でき、スマートフォンやPCから必要な情報を確認可能です。

電話やチャット、Web会議などの各種ツールとの連携にも対応しており、社内外のコミュニケーションや情報共有の効率化に役立ちます。 

まとめ

Web電話帳は、社員や取引先の連絡先をクラウド上で一元管理し、スマートフォンやPCなどからいつでも最新情報を確認・共有できる便利なサービスです。

連絡先の検索やワンタップ発信、権限管理、外部サービスとの連携などを活用することで、営業活動やテレワーク、複数拠点での情報共有を効率化できます。

一方で、導入時には初期費用や月額料金、セキュリティ対策について確認しておくことも重要です。

サービスによって搭載機能や連携先、料金体系、サポート内容は異なります。

自社の利用目的や課題を整理し、必要な機能や運用環境に合ったWeb電話帳を比較・検討して、最適なサービスを選びましょう。