【テンプレ付き】社用携帯は貸与するべき？メリット・デメリットや定めるべきルールを解説

社用携帯を社員に貸与する際に明確なルールを設けないと、私的利用の横行や情報漏洩・紛失によるセキュリティ事故、業務効率の低下等のトラブルが発生する恐れがあります。

こうした問題を防ぐには、利用範囲や管理方法、セキュリティ対策などをあらかじめ明瞭化し、全社員に周知することが重要になるでしょう。

本記事では、社用携帯を貸与する際に必要なルールやその決め方、さらに貸与の基準やメリット・デメリットまでを徹底解説します。

適切なルール整備で、安全かつ効果的な運用を目指しましょう。

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社用携帯を貸与する企業は増加傾向

近年では、業務を行ううえでパソコンやスマホなどのデジタルデバイスはなくてはならないものとなりつつあります。

実際、アデコ株式会社によるX世代・Y世代・Z世代の3世代2,050人の働き手を対象にした仕事に関する比較調査では、全体の29.8％がパソコンもしくはスマホのどちらかを貸与されていると回答しています。

そのうち、PCのみ貸与されていると回答したのは36.0％、スマホのみの貸与が3.9％でした。

アンケートの結果から、パソコンの貸与とともに法人携帯を貸与していることが分かります。

社用携帯を社員に貸与するメリット4つ

社用携帯の導入が増加する理由は、便利さや管理のしやすさだけではありません。

導入することで、企業に対しても以下の4つのメリットを得ることが可能です。

• 情報漏洩の防止
• 業務効率の向上
• プライバシー保護
• 経理作業の効率化

①情報漏洩の防止

社用携帯は、業務に不要なアプリのダウンロードやサイトの閲覧を制限することが可能なため、使用許可が下りていないツールを操作し、情報漏洩が生じてしまうことを防げます。

個人端末の場合は、いつどこで誰がどのアプリやサイトを操作・閲覧しているかの管理が困難です。

よって、トラブルが発生した際に、いつ・どこで・何が原因で問題が生じたのかを把握するのに時間がかかってしまいます。

しかし、法人携帯を貸与することで、トラブルが生じることを未然に防げるのはもちろん、トラブルが生じたときに迅速に対応することが可能です。

②業務効率の向上

社用携帯を社員に貸与することで、社員はどこにいても顧客との連絡を取ることが可能なため、業務が停滞してしまうことがなくなります。

特に、顧客との連絡が多い業界や、企業規模が大きく他部署との連携が必要な企業は、確認や相談の連絡が非常に多いでしょう。

しかし、訪問や出張が生じた際に法人携帯を持っていないと、会社に戻るまで連絡ができず、結果的に対応が遅れてしまいます。

法人携帯を貸与していることで、出先でも連絡をこまめに取ることができるため、顧客を待たせることなく対応することが可能です。

③プライバシー保護

個人携帯を業務利用すると、プライベートで利用している電話番号などを取引先や顧客に共有する場合もあるでしょう。

しかし、社用携帯を貸与することで、会社専用の電話番号を割り振ることができるため、社員のプライバシー保護に繋がります。

業務外でのクライアントや顧客とのトラブルを防ぐためにも、社用携帯と個人携帯は分けて活用することをおすすめします。

④経理作業の効率化

個人携帯の業務利用を許可している場合、業務利用分の通信費の一部を負担する等の対応が必要になる場合があります。

その場合、各社員ごとに業務利用分と個人利用分を分けて計算してもらう必要があり、社員の心理的負担が大きいでしょう。

また、使用しているキャリアはバラバラなため、料金の処理を細かく確認するのは非常に手間がかかります。

しかし、社用携帯を貸与すれば従業員の立て替え清算や、個人利用分との按分の必要がありません。

全端末の利用料金が企業宛てに請求されるため、支払処理もスムーズに行うことができ、経理作業を効率化することができます。

社用携帯を社員に貸与するデメリット3つ

社用携帯を社員に貸与することで、トラブルの防止や業務効率化などの良い効果もある反面、以下3つのようなデメリットもあります。

• 私的利用の恐れ
• 2台持ちによる社員のストレス
• コストがかかる

①私的利用の恐れ

社用携帯の私的利用により、情報漏洩や通信費の増額、生産性の低下に繋がることも否定できません。

たとえば、業務中に動画視聴やSNSの閲覧などを行い通信が増加したり、本来着手すべき業務に集中できず納期が遅れてしまう等のリスクがあります。

さらに、私的なWebサイトの閲覧やアプリダウンロードによってマルウェアに感染し、機密情報や個人情報流出といった、重大なセキュリティインシデントに発展する恐れもあるでしょう。 

②2台持ちによる社員のストレス

社員が個人スマホと社用携帯の「2台持ち」を強いられることで、精神的・物理的なストレスを与える点もデメリットです。

外出や出張のたびに複数の端末を持ち歩くのは物理的に煩わしく、紛失や置き忘れのリスクに対する心理的プレッシャーも高まります。

また、退勤後や休日であっても「クライアントから連絡が来るかもしれない」と社用携帯が気になってしまう社員も多いでしょう。

③コストがかかる

社用携帯の貸与には、導入時だけでなく運用中も継続的なコストが発生します。

端末の購入代金や初期設定費用といった「初期費用」はもちろん、毎月の基本料金や通話料・通信料などの「ランニングコスト」が導入台数分必要です。

また、端末の紛失・破損時のサポート費用や、セキュリティ対策ソフトのライセンス費用、さらにはこれらを社内で管理・運用するための総務やIT部門の人件費（管理コスト）も大きな負担となります。

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社用携帯を貸与する2つの基準

社員に社用携帯を貸与する際は「業務内容」や「役職・管理職」で判断するとよいでしょう。

一律のルールでは現場の実態に合わない場合があるため、それぞれの立場に応じた対応が求められます。

①社員の業務内容

社員の業務内容に応じて社用携帯を付与することで、必要な連絡手段を迅速に確保でき、業務効率や対応力が向上します。

外出が多い営業職や、顧客対応を頻繁に行う職種では、円滑な連絡や迅速な対応のために社用携帯が欠かせません。

こうした職種では、社内外との情報共有や報告をリアルタイムで行う必要があり、携帯端末の常時携帯が求められます。

②管理職や役職

管理職や役職者には、指示出しや業務調整、緊急対応を円滑に行うために社用携帯の貸与が必要です。

これらの立場では、迅速な連絡や情報共有が求められ、社員間や関係部署とのコミュニケーションが多岐にわたります。

社用携帯があれば、業務の進捗管理や意思決定がスムーズになり、責任ある役割を果たしやすくなり、業務効率がアップするでしょう。

【完全版】社用携帯を貸与する際のルールの決め方

社用携帯を安全かつ適切に運用するには、明確なルール作りが不可欠です。

以下の5つの観点から、実践的なルールの決め方を解説します。

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①利用目的や時間・利用場所を明確にする

「勤務時間外の使用は禁止」「社外での使用時は管理者に報告」など、使用場所や時間についての基準を設けておくことで、トラブルの未然防止に有効です。

社用携帯は、業務の効率化や社内・社外との迅速な連絡を目的に貸与されるものです。

「業務連絡専用」「出張や外出時の連絡手段として使用」など、利用範囲を具体的に定めることで、使用者の意識にも変化が生まれます。

②端末の管理方法を明確にする

誰がいつどの端末を使用しているかを把握できる仕組みを設けておくことで、トラブル発生時の対応も迅速になります。

以下の管理方法はあらかじめ定めておきましょう。

1. パスコード設定
2. 端末自動ロック
3. OSやアプリの定期アップデート
4. 業務に不要なアプリのインストール制限
5. 公衆Wi-Fiの利用禁止ルール
6. 管理者
7. 端末紛失時の連絡先
   

端末の保管場所や持ち出し時の申請方法、業務終了後の返却ルールなど具体的な管理手順を明文化しておくことが重要です。

また、管理責任者を明確にしておくことで、責任の所在がはっきりし、ルールの徹底やトラブル発生時の対応がより確実になります。

③セキュリティ対策についてを明確にする

社用携帯のセキュリティ対策を明確にすることで、情報漏洩リスクの低減や従業員の意識向上につながります。

社用携帯には、顧客情報や業務データなどの機密情報が含まれているため、セキュリティ対策は欠かせません。

パスコード設定や端末自動ロック、OSやアプリの定期アップデートはもちろん、業務に不要なアプリのインストール制限や、公衆Wi-Fiの利用禁止ルールを定めておきましょう。

よって、不正アプリによる情報漏洩や、公衆ネットワークを介したサイバー攻撃などのリスクを未然に防ぐことができます。

また、紛失や盗難時に備えて遠隔ロックやデータ消去が可能な管理ツールを導入することで、情報漏洩のリスクを低減することが可能です。

とはいえ、すべての端末でルールを守って運用していくのは難しいと感じる方も多いでしょう。

MDMを導入すれば、企業側で端末を一括管理することが可能なため、端末ロックや更新、アップデートなどを定期的に実施し、端末の安全を守ることができますよ。

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④利用時の状況確認についてを明確にする

利用状況の確認体制を明確にしておくことで、社員のルール遵守意識を高め、不正利用や情報漏洩などのリスクを早期発見・対応することが可能です。

通信・通話履歴や使用アプリのログをチェックすることで、社員の端末利用状況を把握でき不適切な利用を早期に発見できます。

利用状況の透明化は、社員の意識向上やルール遵守を促します。

体制が不明確なままだと、不正利用や情報漏洩の早期発見が発生しても気づかれにくく、対応が遅れるリスクが高るため、利用状況は常に確認するようにしましょう。]

⑤違反時の対応を明確にする

社用携帯の利用ルールに違反した場合の対応をあらかじめ定めておくことは、トラブルの拡大を防ぐために重要です。

違反内容に応じて注意や指導、場合によっては貸与停止や懲戒処分などの段階的な対応を設けることで、公平かつ適切な処置が行えるでしょう。

また、対応ルールを明確にすることで、社員の理解とルールの遵守意識を高め、再発防止にもつながります。

対応の基準や手続きも具体的に定めることが大切です。

社用携帯を貸与する際のルールのポイント2つ

社用携帯の貸与に関するルールを作成する場合は、以下の2つのポイントが備わっているかを確認しましょう。

1. ルールが現場に即しているかチェックする
2. 周知・教育を徹底する

①ルールが現場に即しているかチェックする

ルールを策定する際は、机上の空論ではなく、実際の業務実態や現場の動きにマッチしているかを必ず検証しましょう。

セキュリティを重視するあまり、ガチガチに制限を厳しくしすぎると、現場の業務スピードの低下やシャドーIT化といった本末転倒な事態を招きます。

現場の業務を円滑に進めるために必要な機能をヒアリングした上で、安全に使うための妥協点を見極めることが重要です。

②周知・教育を徹底する

どれだけ完璧なルール（規定）を作っても、社員一人ひとりに浸透し、正しく理解されていなければ意味がありません。

ルールを定めたら、就業規則への改定・追記を行うだけでなく、貸与時に「誓約書」を取り交わす、定期的なセキュリティ研修を実施するなどのアクションが必要です。

特に「なぜこのルールが必要なのか（情報漏洩時のリスクなど）」という背景や目的まで合わせて周知することで、社員の当事者意識を高め、形骸化を防ぐことができます。

社用携帯の貸与に関するルールの例

実際に多くの企業で導入されている、社用携帯の運用ルールの具体例です。

社内規定やマニュアルを作成する際のテンプレートとして参考にしてください。

分類	具体的なルール例
利用範囲の制限	・業務目的以外での利用禁止（私的なWeb閲覧、SNS、動画視聴の禁止） ・有料アプリや、業務に無関係なアプリのダウンロード禁止 ・家族や友人など、第三者への端末の貸し出し禁止
セキュリティ対策	・端末のロック（パスコード・生体認証）の設定必須 ・OSやアプリは常に最新バージョンにアップデートすること ・不審なメールの添付ファイルやURLは開かないこと
紛失・トラブル時	・端末を紛失、または破損した場合は、直ちに上司および管理部門へ報告する ・万が一の紛失に備え、GPSによる位置情報取得（MDM等）を常時ONにする
労務・運用管理	・休日や深夜など、就業時間外の緊急時以外の連絡対応に関するガイドライン ・毎月のデータ通信量が一定基準を超えた場合の報告義務

法人携帯を従業員に貸与する場合は契約書が必要？

法人携帯を従業員に貸与する際は、契約書を作成することが望ましいです。

契約書がない場合、責任の所在が不明確になる他、ルールの曖昧さから誤解やトラブルが生じやすくなってしまうでしょう。

貸与条件や利用ルール、故障や紛失時の対応、私的利用の禁止などを明確に記載することで、社員と会社双方の権利・義務がはっきりし、トラブルを未然に防ぐ効果があります。

特にセキュリティや情報管理が重要視される現代においては、契約書の整備は必須の対応と言えるでしょう。

社用携帯の導入なら法人携帯ファーストにお問い合わせください

業種や利用目的に応じた最適なプランをご提案し、契約から運用ルールの策定まで丁寧にサポートいたします。

複数回線の管理やセキュリティ対策など、法人利用に特化したご相談にも対応可能です。

初めての導入でも安心のサポート体制を整えておりますので、お気軽にお問い合わせください。

次項では、法人携帯ファーストを利用して、法人携帯の導入を行った企業様の事例をご紹介します。

1. 事例①自動車販売業
2. 事例②警備業
3. 事例③人材派遣業

事例①自動車販売業

自動車販売業では、営業スタッフごとに異なるキャリアで法人携帯を使用していたことで、通信費の管理が頓挫つかしており、端末の管理に苦労していました。

回線が弱いキャリアを使用している社員もおり、外出先での顧客対応時に通信速度が不安定になり、オンライン商談や査定業務に支障もでていたことから、回線変更の相談をいただいています。

そこで、法人携帯ファーストでは通信エリアを考慮した回線の提案と利用状況に応じた料金プランの見直しを提案し、請求の一本化による管理者の負担軽減に繋がる運用体制を整えました。

よって、月々の通信コスト削減に加えて、外出先でも安定した通信環境を確保できています。

事例②警備業

スマートフォンの紛失リスク・端末状況の把握に課題を感じていたことから、MDMの導入相談をいただいています。

法人携帯は導入していたものの、誰がどの端末を利用しているのか、各端末の利用状況が分からなかったため、情報漏洩やセキュリティ面に不安を抱えていました。

端末を一括管理できるMDMツールの導入を行ったことで、各端末の利用状況や位置情報が一元管理できるようになり、紛失時の初動対応が迅速に行えるようになっています。

セキュリティリスクへの不安が軽減されただけでなく、社員一人一人のセキュリティ意識も向上し、組織全体としての管理体制が強化されました。

事例③人材派遣業

コストは安いものの通信環境が不安定である理由から、格安SIMから大手法人キャリアへの乗り換えを行っています。

格安SIMは管理者側からするとコスト面ではメリットが大きいものの、利用者からすると通信速度の低下や接続の不安定さから使いにくいと感じる場合も少なくないです。

人材派遣会社の場合、常に求職者との連絡を取り合う必要があったため、電話が途切れたり、応募者データ情報の確認に遅れが生じて、レスポンスの遅れに繋がっていました。

そこで、法人携帯ファーストを活用して、大手キャリアへの乗り換えを行っています。

業務への影響を考慮し、MNPを利用して全回選を一括で切り替えを行い、通信の安定性とコストバランスの見直しを行いました。

結果、外出先でも安定した通話やデータ通信が可能になり、求職者への対応がアップしています。

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まとめ

利用目的や管理方法、セキュリティ対策、違反時の対応まで、具体的な基準を設けることで、社員の意識向上と企業全体の生産性向上につながります。

また、契約書を交わすことでトラブル時の責任の所在も明確にし、問題を迅速に解決することが可能です。

このように、適切な運用体制を整えることで、安全かつ効率的な社用携帯の活用が実現できるでしょう。

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