社用携帯の紛失によるリスクを防ぐ3つの対策｜紛失時の対処方法や社用携帯導入時のポイントも解説！

社用携帯の紛失は、単なる一社員の問題として片づけるのではなく、企業全体の課題として組織的に紛失防止の対策を講じていかなければなりません。

社用携帯を紛失してしまうと、日常業務の停滞や不正利用のリスクに加え、クライアントからの信頼低下や社内での二次被害など、重大な問題に発展する可能性があります。

本記事では、社用携帯を紛失することで生じるリスクや主な原因、紛失した際に取るべき対応、紛失を防ぐための対策や再発防止策などについて詳しく解説します。

記事の後半では、実際に発生したトラブル事例や、社用携帯の契約におすすめの代理店も紹介しているので、ぜひ最後までお読みください。

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法人携帯の紛失は情報漏洩事故として分類される

法人携帯の紛失は単なる物品管理の問題ではなく、情報漏洩事故として分類される重大なインシデントです。

紛失した社用携帯には顧客情報や機密情報が含まれているケースも多く、情報漏洩事故の一類計として、企業責任が問われます。

また、警視庁の調査によると、紛失した携帯電話のうち、持ち主の手元に戻る割合は50％程度にとどまるとされています。

こうした状況を踏まえると、法人携帯の紛失は「起こり得る事故」かつ「回収できない可能性のある事故」といえるでしょう。

情報漏洩につながることを前提で管理体制を整備することが、企業にとって不可欠です。

※ReseMo「スマホ紛失問題…紛失数は1年で142,706台、6割以上は会社所有の業務用 | リセマム」を参考に、当社で紛失数を算出

社用携帯を紛失することで生じる6つのリスク

社用携帯の紛失は、個人の携帯を紛失したときとは比べ物にならないようなリスクを被ります。

ここからは、特に会社に多大な影響を及ぼすと考えられる6つのリスクについて解説します。

1. 業務の停止
2. データの改ざん
3. 不正利用による高額請求
4. クライアントからの信頼がなくなる
5. 二次被害
6. 紛失対応の費用や工数がかかる

①業務の停止

社用携帯を紛失すると、日常業務が停止してしまうリスクがあります。

連絡手段が断たれることで、クライアントや社内関係者とのコミュニケーションが滞り、商談や各種調整が進まなくなるケースも考えられるでしょう。

また、業務アプリやスケジュール、認証ツールを社用携帯で管理している場合は、ログインができず作業そのものが止まってしまいかねません。

代替端末の手配や設定が完了するまでの間は担当者の業務効率が低下するため、納期遅延や対応品質の低下、ひいては組織全体の業務継続性に影響を及ぼすリスクが高まります。

②データの改ざん

携帯内のデータの改ざんも、社用携帯を紛失することで懸念されるリスクのひとつです。

もし紛失した社用携帯を無事に取り戻したとしても、データが改ざんされている状態だとまともに使えないでしょう。

また、外部からのアクセスが容易にできるようにデータが改ざんされている場合、リアルタイムで機密情報などが簡単に盗まれ、会社に重大な損失を与えることにもなりかねません。

③不正利用による高額請求

社用携帯の紛失はデータ面での被害だけではなく、金銭的な被害も被る恐れがあります。

万が一、第三者により社用携帯から高額なサービスに登録されていたとしても、自社が使用料を支払わなければなりません。

また、社用携帯を使って会社共通カードなどを利用された場合も、カードを使って購入した商品の費用はすべて会社負担となります。

そのため、携帯が渡った相手によっては、数千万円単位の金銭的被害になる可能性もあるでしょう。

④クライアントからの信頼がなくなる

社用携帯を紛失したことがクライアントに発覚した時点で「自分たちとの取引情報が他者に漏洩されている」と信用を無くしてしまいます。

社用携帯内の情報から取引相手のサーバーへと侵入され、会社の存亡に関わるような損害が発生した場合は、数億円単位の損害賠償を請求される可能性も否めません。

また、自社の被害を懸念してクライアントから取引停止を宣告されれば、会社の売上は大きく下がってしまいます。

加えて、現代は情報の拡散スピードが非常に早いです。

社用携帯を紛失したことが拡散された場合、現在の顧客を失うだけではなく今後新たな顧客を獲得する際にも多大な悪影響を与えることとなるでしょう。

⑤二次被害

社用携帯の紛失は、単体のトラブルにとどまらず二次被害へ発展する可能性もあるでしょう。

端末が第三者の手に渡れば、保存情報や認証機能を足がかりに社内ネットワークへ侵入され、アカウントの乗っ取りやマルウェア感染などの被害が発生する恐れがあります。

重要な情報を保存していなかった場合でも、電話機能を悪用した詐欺行為や、決済機能を利用した不正支払いが発生する可能性があるので安心できません。

また、二次被害の発生は、金銭的な損失があるだけでなく被害者対応や社内調査など企業活動への影響も考えられます。

⑥紛失対応の費用や工数がかかる

社用携帯を紛失すると、対応に伴う費用や工数が発生します。

新しい端末の再契約や初期設定、回線手続きにかかる費用に加え、社内での状況確認や報告書の作成、関係部署との調整など多くの作業が必要です。

また、取引先への説明や問い合わせ対応が求められる場合は、人件費や時間的コストが増加するだけでなく、組織全体の生産性低下にもつながります。

社用携帯を紛失する4つの原因

社用携帯を紛失する原因は実にさまざまですが、本章では特に多いとされている4つの原因を紹介します。

1. 電車やバスへの置き忘れ
2. 鞄やポケットから滑り落ちる
3. 盗難
4. アルコールが入っている時

紛失する原因を知り、紛失しないためにはどのような対策をすればよいかを常に考えることで紛失のリスクを大幅に軽減できます。

①電車やバスへの置き忘れ

社用携帯のみならず、携帯電話を紛失する原因の筆頭として挙げられるのが、電車やバスなど公共交通機関への置き忘れです。

例えばスマホを椅子の上に置いた状態で眠ってしまい、寝過ごしそうになり慌てて携帯を持たずに出てしまったという経験をした人も多いのではないでしょうか。

また、網棚に携帯を入れていた鞄を載せていて、鞄ごと忘れてしまうといったこともあります。

電車やバスへの置き忘れをなくすためには、ズボンのポケットの中にしまったり、鞄を肌身離さないようにするなど、意識づけが重要です。

②鞄やポケットから滑り落ちることによる紛失

必ずしも、社用携帯を鞄やポケットに入れていれば安全というわけではありません。

肌身離さず持っていたとしても、鞄やポケットに入れていた社用携帯が滑り落ちることで紛失するケースも多いです。

置き忘れならば探す場所を絞り込めるのでまだ見つけやすいですが、鞄などから滑り落ちた社用携帯を探す場合、いつまで持っていたかを思い出せないと探す範囲が非常に広くなってしまいます。

そのため、紛失する原因としては置き忘れよりも厄介だといえるでしょう。

なお、滑り落ちることを予防するには、以下のことを心がける必要があります。

• 浅いポケットや鞄に社用携帯を入れない
• ジッパーなどをしっかり閉じて落とさないようにする
• 社用携帯が入っているかをこまめに確認する

それでも難しい場合は、首からスマホを下げるネックストラップなども検討してみて下さいね。

③盗難

社用携帯の盗難も、紛失する原因のひとつです。

例えば、飲食店でトイレに行く際に携帯をテーブルに置きっぱなしにしたところ置き引きされていた、というのは社用携帯の盗難の典型的な事例です。

社用携帯が社外の人物に盗まれることで情報が漏洩し、企業にとって多大な損失や信用失墜につながる恐れがあります。

また、盗難に対しては予防だけではなく、万が一盗難されたときの対応を会社単位で決めておくようにしましょう。

④アルコールが入っている時

アルコールも、社用携帯を紛失する代表的な原因の一つです。

居酒屋で業務確認のために端末を取り出したまま席に置き忘れたり、酔った状態で落としても気づかなかったりするケースが見られます。

アルコールは少量でも判断力や注意力を低下させるため、本人は問題ないと思っていても管理が甘くなりがちです。

また、飲酒中は会話や移動が増えることから端末の所在確認が後回しになるだけでなく、泥酔した場合には記憶が曖昧になります。

忘年会や会食など飲酒の機会が想定される場合は、社用携帯を持ち出さない、もしくは事前に管理方法を決めておくことが有効です。

社用携帯を紛失した場合に行うべき対応

社用携帯を紛失した場合には、冷静かつ迅速に対応をすることで、紛失による被害を最小限に抑えることができます。

以下では、会社内の社用携帯管理者と紛失した従業員がそれぞれ行うべき対応について、順を追って解説します。

• 社用携帯管理者が行う対応
• 従業員に行わせる対応

社用携帯管理者が行う対応

社用携帯を紛失した場合、社用携帯管理者は以下の対応を迅速に行う必要があります。

1. 遠隔ロックやデータ削除
2. 位置情報の確認と利用停止手続き
3. 情報の流出確認
4. 情報開示と謝罪
5. 再発防止策の策定

まず、MDMなどの管理ツールを導入している場合は、リモートロックやリモートワイプを行い、不正閲覧や操作を防止します。

次に、管理ツールや通信会社の機能を用いて社用携帯の所在を確認するとともに、不正利用を防ぐために回線を停止させましょう。

利用停止が完了したら、端末内にある情報の流出確認を実施します。

社用携帯に保存されている顧客情報や企業情報、パスワード情報などを調査し、紛失による影響範囲を確定させなければなりません。

影響範囲が判明したら、紛失に関する情報開示と謝罪を行います。

企業の信用回復には、公式サイトでの公表や問い合わせ窓口の設置、関係者への説明・お詫びを速やかに実施することが、必要不可欠です。

最後に、紛失に至った経緯を分析し、持ち出しルールや管理方法など、業務とのバランスを踏まえた実行可能な対策を整備することで、再発を防止できます。

初動対応チェックリストの策定

社用携帯を紛失した際には、遠隔ロックや通信停止、関係部署への連絡などに加え、紛失した従業員にも的確に対応を指示しなければなりません。

対応手順や連絡先、判断基準や判断者などを明確にしておくことで、万が一の際にも迷わず行動できるので、被害拡大の防止と対応の効率化につながります。

また、社用携帯管理者が変わっても判断のばらつきを抑え、一定の水準で初動対応を実行できる社内体制の構築にも有効です。

従業員に行わせる対応

社用携帯を紛失した従業員に対しては、以下の対応を指示しなければなりません。

1. 会社への報告
2. 紛失現場の再捜索
3. 警察・施設管理者への届出

まず最優先に行うべきことは、会社への報告です。

紛失に気づいた時点で上司や管理部門へ連絡し、紛失した日時や場所、保存されていた情報の内容などを分かる範囲で共有し、会社の指示に基づいて行動する姿勢が重要です。

会社に報告したら、立ち寄った店舗や移動経路を整理し、可能性のある場所を一つずつ丁寧に確認しましょう。

電車やタクシーを利用した場合は、路線や領収書を手がかりに問い合わせると、発見の可能性が高まります。

それでも見つからない場合は、警察へ紛失した日時や場所、端末の特徴を伝えて遺失届を提出し、社内手続きや携帯会社との対応に必要となる受理番号や証明書を保管しておきます。

社用携帯紛失防止のために企業ができる3つの対策・再発防止策

社用携帯の紛失を予防するには社員一人ひとりがしっかりと管理することがもっとも重要ですが、個人でできることには限界があります。

個人だけに任せるのではなく、法人単位で社用携帯を紛失しないための対策を立てるようにしましょう。

本章では社用携帯を紛失しないため企業ができる対策を3つ紹介します。

1. 社用スマホ利用のルールの策定
2. 紛失や盗難に備えた機能を設定しておく
3. MDMツールの導入

①社用スマホの利用ルールの策定

社用携帯を社員に配布する前に、必ず利用ルールを策定しましょう。

例えば、以下のようなルールを策定しておけば、紛失の防止や万が一紛失した際も対処しやすくなります。

• 携帯する際はネックストラップをかけておく
• 移動の際は都度所持しているかを確認する
• 移動の際はメールなどで移動先をあらかじめ伝えておく
• 不要な場面で社用携帯を安易に持ち出さない
• 持ち出す際は持ち出し日時・目的などを書面に残しておく
• 宴会などお酒を飲む場面では社用携帯を持ち出さない

中でも「移動する際は放置しない」「不要な場所に持ち出さない」ことを重点的に定めるとよいでしょう。

ただし、利用ルールを定めるだけでは効果がありません。

利用ルールと合わせて、紛失したときのリスクも知らせておくと、社員たちは能動的にルールを守ってくれやすくなります。

【関連記事】
社用携帯の利用ルールに必要な項目5選！ルール策定のメリット・デメリットやポイントも解説

②紛失や盗難に備えた機能を設定しておく

社用携帯の利用ルールを制定し社員に周知徹底させたとしても、紛失を100％防げるわけではありません。

社用携帯を紛失してしまった際にも迅速に対処できるよう、以下のようなセキュリティ面を強化してしておきましょう。

• 安易に画面が開かないよう暗証番号やパスワードを設定する
• 携帯の場所を特定できるように設定しておく
• 二段階認証・ワンタイムパスワードなどセキュリティ設定を強化する
• 機密情報は極力社用携帯に残さないようにする

また、社用携帯には電話番号以外のデータは残さないほうが良いでしょう。

電話番号以外のデータを社用携帯に保存した場合は、帰社後にクラウドなどに移しておき、携帯内のデータは消去しておくと万が一の際も安心です。

③MDMツールの導入

MDMはモバイルデバイス管理ツールの略で、社員に配布した社用携帯を一括で管理できます。

例えばMDMに登録している社用携帯を万が一紛失や盗難した際は、迅速にロックをかけて使えないようにしたり、すべてのデータを消去したりすることで情報の漏洩や悪用を防げます。

MDMは紛失や盗難の対策になるだけではなく、社用携帯の管理が容易になるというメリットもあるため、社用携帯を導入する際はMDMツールの導入も検討するとよいでしょう。

【関連記事】
【完全版】MDM（モバイルデバイス管理）とは？導入による効果やメリット、注意点を分かりやすく解説！

社用携帯を導入する際の2つのポイント

社用携帯の紛失を予防するには、社員一人ひとりの意識を高めることが重要です。

具体的には以下の対策を行うことで、紛失時のリスクを伝えながら万が一の際に備えることができます。

1. セキュリティ教育を行う
2. 紛失時の対応を事前に周知しておく

①セキュリティ教育を行う

暗証番号やパスワードロックなど、会社がどれだけセキュリティ面を強化しても、利用する社員が正しく使えなければ効果がありません。

社内ルールの周知徹底と同時に、社員にはセキュリティ教育も実施しましょう。

また、サイバー犯罪は時代を追うごとに巧妙になっており、セキュリティも日々進化しています。

セキュリティは一度導入すれば終わりではなく、常に最新のシステムを導入しましょう。

なお、セキュリティ教育も一度で終了ではなく、システムの更新に合わせて都度実施することで、リスクを軽減することに繋がりますよ。

【関連記事】
法人携帯で行うべきセキュリティ対策とは｜対策不足によるリスクと導入時の運用ルールについて解説！

②紛失時の対応を事前に周知しておく

社用携帯を導入する際は、セキュリティシステムを正しく使えるようにするだけではなく、紛失時の対応も迅速に行えるよう教育しなければなりません。

社用携帯を利用する際のルールだけではなく紛失時の対応もマニュアル化しておき、社員全員に知らせておけば、紛失や盗難の際の被害を最小限に食い止められます。

社用携帯の紛失により生じたトラブル事例

社用携帯紛失時の対応や紛失防止の対策などについて解説してきましたが、社用携帯の紛失により大きなトラブルに発展した事例は数多く発生しています。

以下では2つの事例について発生経緯や対応状況などを紹介するので、社用携帯を導入する際の参考にしてください。

• 市職員による社用携帯紛失
• 大手物流会社による社用携帯紛失

市職員による社用携帯紛失

2022年12月、とある地域の市職員が社用携帯を紛失する事案が発生しました。

職員は上司や同僚と飲酒した後の帰宅途中、財布や運転免許証とともに社用携帯を紛失してしまい、所在が分からなくなったとされています。

社用携帯には市民の電話番号やLINEの連絡先、業務に関する画像データなどが保存されており、個人情報の取扱いの観点からも重大な問題へと発展しました。

さらに、紛失に気づいた際に職員は上司へ速やかに報告せず、自分で探そうとしたことに加え、紛失した日時や経緯について事実と異なる説明を行ったことも問題視されています。

最終的に、当該職員は減給の懲戒処分、管理監督者も注意処分となり、社用端末の適切な管理と迅速な報告体制の重要性が改めて問われる結果となりました。

大手物流会社による社用携帯紛失

2024年9月、とある大手物流会社の従業員が社用携帯を紛失する事案が発生しました。

紛失した端末には、取引先や従業員の氏名、電話番号、メールアドレスなど約400件の情報が保存されており、企業の情報管理体制が問われる事態となりました。

紛失判明後は、通信停止や遠隔削除、端末ロックなどの措置を速やかに実施し、警察への遺失届も提出されましたが、端末の発見には至っていません。

また、紛失場所が特定できないことから業務外に紛失した可能性も指摘されており、大量の取引先情報が保存された社用携帯を、業務時間外でも持ち出せる運用であった点が問題視されました。

上記の問題を受けて同社は謝罪を行うとともに、個人情報管理の再徹底を表明し、社内ルールや管理体制の見直しを含む再発防止策の強化を進めています。

社用携帯の運用ルールや持ち出し管理の不備が、重大な情報漏洩リスクへ直結した事例です。

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さらに契約は1台から可能なので、大手企業だけではなく中小企業、さらには個人事業主でも利用しやすいのもメリットです。

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まとめ

社用携帯を紛失すると、機密情報の漏洩や金銭的損害、顧客からの信頼を大きく失うリスクがあります。

場合によっては会社そのものが傾きかねないほどの損害を被るため、十分な対策を取るようにしましょう。

導入の際には社用ルールを周知徹底するとともに、紛失したときの対処もマニュアル化しておけば、万が一の事態になっても被害を最小限に食い止められます。

また、MDMの導入など、紛失・盗難の際の情報漏洩を迅速に防ぐシステム作りも重要です。

なお、法人携帯ファーストでは、各企業の業務特徴を押さえてプランの提案を行ってくれます。

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