社用携帯の紛失によるリスクを防ぐ3つの対策｜紛失時の対処方法や社用携帯導入時のポイントも解説！

個人が保有している携帯電話を紛失すると、保存している個人情報などを他人に知られる恐れがあるため非常に危険です。

そして個人の携帯電話を紛失すること以上に危険なのが、社用携帯の紛失です。

社内の機密情報をはじめ、クライアントの情報や社員の個人情報などが流出し、多大な損害を生み出す可能性も否めません。

社用携帯の紛失には、必ず原因があります。　

紛失するシチュエーションをあらかじめ把握して予防しておけば、業務を停滞させることもないですし、リスク回避にもつなげることが可能です。

本記事では、社用携帯を紛失する原因と紛失によって生じるリスクを解説します。

また、法人ができる社用携帯を紛失しないための対策や、万が一紛失したときの対処法も紹介するので、最後まで目を通してくださいね。

社用携帯を紛失する3つの原因

社用携帯を紛失する原因は実にさまざまですが、本章では特に多いとされている3つの原因を紹介します。

1. 電車やバスへの置き忘れ
2. 鞄やポケットから滑り落ちる
3. 盗難

紛失する原因を知り、紛失しないためにはどのような対策をすればよいかを常に考えることで紛失のリスクを大幅に軽減できます。

①電車やバスへの置き忘れ

社用携帯のみならず、携帯電話を紛失する原因の筆頭として挙げられるのが、電車やバスなど公共交通機関への置き忘れです。

例えばスマホを椅子の上に置いた状態で眠ってしまい、寝過ごしそうになり慌てて携帯を持たずに出てしまったという経験をした人も多いのではないでしょうか。

また、網棚に携帯を入れていた鞄を載せていて、鞄ごと忘れてしまうといったこともあります。

電車やバスへの置き忘れをなくすためには、

ズボンのポケットの中にしまったり、鞄を肌身離さないようにするなど、意識づけが重要です。

②鞄やポケットから滑り落ちることによる紛失

必ずしも、社用携帯を鞄やポケットに入れていれば安全というわけではありません。

肌身離さず持っていたとしても、鞄やポケットに入れていた社用携帯が滑り落ちることで紛失するケースも多いです。

置き忘れならば探す場所を絞り込めるのでまだ見つけやすいですが、鞄などから滑り落ちた社用携帯を探す場合、いつまで持っていたかを思い出せないと探す範囲が非常に広くなってしまいます。

そのため、紛失する原因としては置き忘れよりも厄介だといえるでしょう。

なお、滑り落ちることを予防するには、以下のことを心がける必要があります。

• 浅いポケットや鞄に社用携帯を入れない
• ジッパーなどをしっかり閉じて落とさないようにする
• 社用携帯が入っているかをこまめに確認する

それでも難しい場合は、首からスマホを下げるネックストラップなども検討してみて下さいね。

③盗難

社用携帯の盗難も、紛失する原因のひとつです。

例えば、飲食店でトイレに行く際に携帯をテーブルに置きっぱなしにしたところ置き引きされていた、というのは社用携帯の盗難の典型的な事例です。

社用携帯が社外の人物に盗まれることで情報が漏洩し、企業にとって多大な損失や信用失墜につながる恐れがあります。

盗難予防のためにも、席を離れるときは社用携帯を置きっぱなしにしないのが一番です。

また、盗難に対しては予防だけではなく、万が一盗難されたときの対応を会社単位で決めておくようにしましょう。

社用携帯を紛失することで生じる4つのリスク

社用携帯の紛失は、個人の携帯を紛失したときとは比べ物にならないようなリスクを被ります。

ここからは、特に会社に多大な影響を及ぼすと考えられる4つのリスクについて解説します。

1. 社内情報の漏洩
2. データの改ざん
3. 不正利用による高額請求
4. クライアントからの信頼がなくなる

①社内情報の漏洩

社用携帯を紛失した際にもっとも懸念しなければならないのが、社内情報の漏洩です。

競合企業の社員などに社用携帯が渡ってしまうと、社用携帯に登録している顧客の情報や取引内容、会社の情報など機密情報を奪われる恐れがあります。

また、社用携帯を利用して会社のパソコンなどに不正アクセスし、情報を流出されたりサイバー攻撃を受けて会社のパソコンが使えなくなったり、といった被害を受ける可能性も否めません。

②データの改ざん

携帯内のデータの改ざんも、社用携帯を紛失することで懸念されるリスクのひとつです。

もし紛失した社用携帯を無事に取り戻したとしても、データが改ざんされている状態だとまともに使えないでしょう。

また、外部からのアクセスが容易にできるようにデータが改ざんされている場合、リアルタイムで機密情報などが簡単に盗まれ、会社に重大な損失を与えることにもなりかねません。

万が一社用携帯を紛失してしまったら、無事見つかったとしてもデータ改ざんを疑い、安易に起動させないようにしましょう。

③不正利用による高額請求

社用携帯の紛失はデータ面での被害だけではなく、金銭的な被害も被る恐れがあります。

万が一、第三者により社用携帯から高額なサービスに登録されていたとしても、自社が使用料を支払わなければなりません。

また、社用携帯を使って会社共通カードなどを利用された場合も、カードを使って購入した商品の費用はすべて会社負担となります。

そのため、携帯が渡った相手によっては、数千万円単位の金銭的被害になる可能性もあるでしょう。

④クライアントからの信頼がなくなる

社用携帯を紛失したことがクライアントに発覚した時点で「自分たちとの取引情報が他者に漏洩されている」と信用を無くしてしまいます。

社用携帯内の情報から取引相手のサーバーへと侵入され、会社の存亡に関わるような損害が発生した場合は、数億円単位の損害賠償を請求される可能性も否めません。

また、自社の被害を懸念してクライアントから取引停止を宣告されれば、会社の売上は大きく下がってしまいます。

加えて、現代は情報の拡散スピードが非常に早いです。

社用携帯を紛失したことが拡散された場合、現在の顧客を失うだけではなく今後新たな顧客を獲得する際にも多大な悪影響を与えることとなるでしょう。

社用携帯を紛失しないために企業ができる3つの対策

社用携帯の紛失を予防するには社員一人ひとりがしっかりと管理することがもっとも重要ですが、個人でできることには限界があります。

個人だけに任せるのではなく、法人単位で社用携帯を紛失しないための対策を立てるようにしましょう。

本章では社用携帯を紛失しないため企業ができる対策を3つ紹介します。

1. 社用スマホ利用のルールの策定
2. 紛失や盗難に備えた機能を設定しておく
3. MDMツールの導入

①社用スマホの利用ルールの策定

社用携帯を社員に配布する前に、必ず利用ルールを策定しましょう。

例えば、以下のようなルールを策定しておけば、紛失の防止や万が一紛失した際も対処しやすくなります。

• 携帯する際はネックストラップをかけておく
• 移動の際は都度所持しているかを確認する
• 移動の際はメールなどで移動先をあらかじめ伝えておく
• 不要な場面で社用携帯を安易に持ち出さない
• 持ち出す際は持ち出し日時・目的などを書面に残しておく
• 宴会などお酒を飲む場面では社用携帯を持ち出さない

中でも「移動する際は放置しない」「不要な場所に持ち出さない」ことを重点的に定めるとよいでしょう。

ただし、利用ルールを定めるだけでは効果がありません。

利用ルールと合わせて、紛失したときのリスクも知らせておくと、社員たちは能動的にルールを守ってくれやすくなります。

②紛失や盗難に備えた機能を設定しておく

社用携帯の利用ルールを制定し社員に周知徹底させたとしても、紛失を100％防げるわけではありません。

社用携帯を紛失してしまった際にも迅速に対処できるよう、以下のようなセキュリティ面を強化してしておきましょう。

• 安易に画面が開かないよう暗証番号やパスワードを設定する
• 携帯の場所を特定できるように設定しておく
• 二段階認証・ワンタイムパスワードなどセキュリティ設定を強化する
• 機密情報は極力社用携帯に残さないようにする

また、社用携帯には電話番号以外のデータは残さないほうが良いでしょう。

電話番号以外のデータを社用携帯に保存した場合は、帰社後にクラウドなどに移しておき、携帯内のデータは消去しておくと万が一の際も安心です。

③MDMツールの導入

MDMはモバイルデバイス管理ツールの略で、社員に配布した社用携帯を一括で管理できます。

例えばMDMに登録している社用携帯を万が一紛失や盗難した際は、迅速にロックをかけて使えないようにしたり、すべてのデータを消去したりすることで情報の漏洩や悪用を防げます。

MDMは紛失や盗難の対策になるだけではなく、社用携帯の管理が容易になるというメリットもあるため、社用携帯を導入する際はMDMツールの導入も検討するとよいでしょう。

社用携帯を導入する際の2つのポイント

社用携帯の紛失を予防するには、社員一人ひとりの意識を高めることが重要です。

具体的には以下の対策を行うことで、紛失時のリスクを伝えながら万が一の際に備えることができます。

1. セキュリティ教育を行う
2. 紛失時の対応を事前に周知しておく

①セキュリティ教育を行う

暗証番号やパスワードロックなど、会社がどれだけセキュリティ面を強化しても、利用する社員が正しく使えなければ効果がありません。

社内ルールの周知徹底と同時に、社員にはセキュリティ教育も実施しましょう。

また、サイバー犯罪は時代を追うごとに巧妙になっており、セキュリティも日々進化しています。

セキュリティは一度導入すれば終わりではなく、常に最新のシステムを導入しましょう。

なお、セキュリティ教育も一度で終了ではなく、システムの更新に合わせて都度実施することで、リスクを軽減することに繋がりますよ。

②紛失時の対応を事前に周知しておく

社用携帯を導入する際は、セキュリティシステムを正しく使えるようにするだけではなく、紛失時の対応も迅速に行えるよう教育しなければなりません。

社用携帯を利用する際のルールだけではなく紛失時の対応もマニュアル化しておき、社員全員に知らせておけば、紛失や盗難の際の被害を最小限に食い止められます。

社員が社用携帯を紛失した際の対処法

万が一、社用携帯を紛失してしまった際に備えて、社内ルールに以下のような対処法を定めておきましょう。

• 直ちに会社へ報告する
• 状況を確認し、MDMを使ってロックまたはデータ消去を実行する
• 携帯会社に利用停止手続きをしてもらう
• 施設（施設内での紛失が確実な場合）または警察に連絡する
• 被害状況の確認
• 取引先へ報告と謝罪をおこなう

そのほか、被害が甚大になると想定される場合は、法的措置に対しての対策が必要になります。

一通りの対策が完了したら、紛失または盗難に陥った経緯を振り返り、再発防止の取り組みを実施しましょう。

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まとめ

社用携帯を紛失すると、機密情報の漏洩や金銭的損害、顧客からの信頼を大きく失うリスクがあります。

場合によっては会社そのものが傾きかねないほどの損害を被るため、十分な対策を取るようにしましょう。

導入の際には社用ルールを周知徹底するとともに、紛失したときの対処もマニュアル化しておけば、万が一の事態になっても被害を最小限に食い止められます。

また、MDMの導入など、紛失・盗難の際の情報漏洩を迅速に防ぐシステム作りも重要です。

なお、法人携帯ファーストでは、各企業の業務特徴を押さえてプランの提案を行ってくれます。

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