社用携帯の利用ルールに必要な項目5選！ルール策定のメリット・デメリットやポイントも解説

社用携帯を導入するにあたって「利用ルールはどんなものにすれば良い？」「そもそもルールって必要？」と悩んでいる方も多いのではないでしょうか？

社用携帯は業務効率化に役立つ一方で、適切な管理がなければ私的利用による通信費の増大やセキュリティリスクなど、企業に大きな損害をもたらす可能性があります。

本記事では、社用携帯の利用ルールがなぜ必要なのかをはじめ、効果的なルール作成のポイントや私的利用の防止策、そして安全な運用方法について詳しく解説します。

適切なルールを策定して従業員に周知徹底することで、社用携帯のメリットを最大限に活かしながらリスクを最小限に抑えられるため、ぜひ最後までチェックしてくださいね。

社用携帯の利用ルールを定める必要性

社用携帯は業務効率化に役立つ便利なツールですが、社内での取り扱い規定がなければ私的利用の恐れがあります。

私的利用が起きると、業務と無関係の通話やSNS利用、動画視聴などによって想定外の通信費が発生し、企業の経費負担が増大してしまいます。

また、情報漏洩などのセキュリティリスクも大きな懸念事項です。

社用携帯には顧客情報や社内機密が保存されていることが多く、私的利用による不審なサイト閲覧やアプリのインストールをした場合、ウイルス感染や不正アクセスの危険性が高まります。

私的利用によるリスクを抑えるためには、使用目的や禁止事項を明確にした規定を定めることが重要です。

利用ルールを定めた後は全従業員への周知を徹底し、社用携帯の健全な運用に繋げていきましょう。

社用携帯の利用ルールに入れるべき5つのポイント

社用携帯を導入する際には適切なルールを策定することで、私的利用による業務効率の低下や情報漏洩リスクを防ぎ、企業の信頼性を守ることができます。

具体的には、以下5つのポイントを徹底することで安全に社用携帯を利用することが可能です。

1. 私的利用の範囲
2. セキュリティ対策
3. 個人情報や機密情報の取り扱い方法
4. 定期的に利用状況を確認する仕組み
5. 紛失・故障時の対処法

それぞれ詳しく解説します。

①私的利用の範囲

社用携帯の私的利用に関しては業務効率低下や情報漏洩リスクを防ぐため、具体的な利用範囲を定めましょう。

まず、基本方針として「業務に関連することにのみ、通話やメール、データ通信を使用する」旨を明記します。

私的な通話や友人とのメッセージ、SNS利用や娯楽目的のアプリ使用は原則禁止とするのが安全です。

ただし、完全禁止が現実的でない場合は「緊急時の家族との連絡は可能」など、例外的に認める範囲を具体的に示しておくと良いでしょう。

②セキュリティ対策を徹底する

社用携帯には企業の重要な情報が保存されることが多いため、セキュリティ対策は必須です。

利用実態に合わせて、以下の対策を組み合わせながら実施することをおすすめします。

• パスワードやPINコードの設定義務付け（強固なパスワードの基準も明記）
• 生体認証（指紋認証、顔認証など）の活用
• デバイスの暗号化設定の義務付け
• 公共Wi-Fiの使用制限または禁止
• アプリのインストール制限（ホワイトリスト/ブラックリスト方式）
• モバイルデバイス管理（MDM）ソフトウェアの導入

また、社用携帯の利用規定を定め「従業員は常にモバイルデバイスにパスワード保護を設定する責任があります。強力なパスコードの設定や生体認証の使用が推奨されます。」といった具体的な要件を明記すると効果的です。

③個人情報や機密情報の取り扱い方法

社用携帯で扱う個人情報や機密情報の取り扱いについても、明確なガイドラインが必要です。

• 機密情報の保存に関するルール（保存可能な情報と禁止される情報）
• データ転送の制限（承認されていないアプリへの「開く」オプションの制限など）
• 機密情報を含む写真や録音の取り扱い
• クラウドサービスの利用制限
• データバックアップの方法と頻度
• 第三者への端末貸与の禁止

上記の項目を業務内容に合わせて社内ルールに取り入れることが必要です。

同時に「社用携帯の写真やマイク機能を使用して機密情報を記録することを禁止する」といった具体的な禁止事項を明記することで情報漏洩リスクを低減できます。

④定期的に利用状況を確認する

社用携帯の適切な利用を確保するためには、定期的な利用状況の確認が重要です。

• 利用状況のモニタリング方法と範囲
• 通話記録やデータ使用量の確認頻度
• コンプライアンス違反の検出方法
• プライバシーに配慮したモニタリングの実施方法
• MDMレポートの活用方法
• OS更新状況の確認と強制アップデートのルール

社内規定で上記の項目と監査の頻度を明記し、規定に則り確認を行います。

「企業は社用携帯の使用状況をモニタリングすることができます。勤務時間中の使用状況に加えて、不適切な目的で使用していないことを確認できます。」といった監視の目的と範囲を明確にしましょう。

⑤紛失・故障してしまった場合の対処法

社用携帯の紛失や故障は避けられないリスクです。

特に社用携帯の紛失は、第三者による不正利用や情報漏洩事故につながる可能性があります。

大きなトラブルを防止するためにも、以下の項目を利用ルールに盛り込みましょう。

• 紛失・盗難時の即時報告義務
• 遠隔ロックや遠隔データ消去の手順
• IT部門や管理者への連絡方法と連絡先
• 代替機の提供プロセス
• 紛失・故障時の責任範囲と費用負担
• 紛失防止のための日常的な注意事項

また、上記の項目を設置したうえで緊急時の連絡先が一目でわかるようにしておくことも重要です。

災害時にもスムーズに連絡を取ることができるため、従業員を守ることができます。

社用携帯の利用ルールを策定するときの6つのポイント

社用携帯を安全かつ効果的に運用するためには、明確な利用ルールの策定が不可欠です。

1. 社用携帯の使用目的を明確にする
2. 実現不可能な内容になっていないかチェックする
3. 従業員の意見を取り入れる
4. 社内の管理体制を整える
5. 策定したルールを従業員に周知する
6. 定期的に利用ルールの見直しを行う

ここでは6つの項目を挙げて具体的に紹介します。

①社用携帯の使用目的を明確にする

社用携帯の利用基準を策定する際には、会社全体での基本方針を明確にすることが重要です。

社内の業務連絡や顧客対応、業務時間内の通話やメール、会社が認めたビジネスアプリの利用など、どのようなタイミングで使用するか洗い出しましょう。

使用シーンや目的を明確にすることで無駄な利用が減らせるため、経費を抑えながらセキュリティリスクを回避できます。

②実現不可能な内容になっていないかチェックする

現場の実態とかけ離れたルールを定めると従業員の利便性が低下してしまうため、部門や業務内容の特性を踏まえてルールを策定することが重要です。

例えば繁忙期には残業が増えやすい場合「社用携帯の利用は定時までとする」といったルールを制定してしまうと、残業時間中の連絡が滞ってしまいます。

また、リスクを気にしすぎるあまり、ルールを細かくしすぎるのも問題です。

過度な制限は従業員の不満や反発を招く原因になってしまうため、利用制限が必須である箇所と従業員の納得感を考慮したルール作りが求められます。

③従業員全体の意見を取り入れる

社用携帯を実際に利用する従業員たちの意見を取り入れることで、利用シーンに即したルールを策定できます。

意見を集める際は、経営陣だけでなく各部署の従業員も参加する討論会を開催するのが効果的です。

例えば、四半期ごとに「ルール改善会議」を設けることで直接従業員と意見を交換することができ、スムーズに最適なルールを作成することができます。

④社内の管理体制を整える

社用携帯を適切に管理するためには、明確な管理体制の構築が必要です。

モバイルデバイス管理ツールなどを導入して、社用携帯の利用状況の確認や制御・一括操作が行えるようにしましょう。

従業員には必要に応じて利用状況や履歴を確認する可能性があることを周知することで、私的利用を抑制する効果も期待できます。

「私的利用が疑われる際には、通話やメールの履歴、アプリの利用状況などを確認する」といった内容を明記しておくのがおすすめです。

⑤策定したルールを従業員に周知する

社用携帯に関する規定を策定したら、確実に全従業員へ周知することが重要です。

社内掲示板やイントラネット、メール配信などの複数の手段を活用して誰もが内容を確認できるようにしましょう。

特に効果的な周知方法としては、部署ごとの研修会の開催やわかりやすい啓発資料の配布がおすすめです。

「業務時間外のSNS利用禁止」「公衆Wi-Fi接続禁止」など、具体的な例を挙げて説明することで、従業員一人ひとりの理解が深まります。

また、定期的な周知の機会を設けることも重要です。

一度きりの説明ではルールを忘れられてしまうこともあるため、継続的な意識付けを行いましょう。

⑥定期的に利用ルールの見直しを行う

技術の進化やビジネス環境の変化へ柔軟に対応するためには、作成したルールの定期的な見直しが欠かせません。

従業員が自発的にルールを守れるようにするためにも、現状に即したルールを維持することが重要です。

ルールをブラッシュアップしていくことで、より実効性の高い運用ルールを構築できます。

社用携帯に関するトラブルが発生したときの対処法3つ

社用携帯利用のガイドラインを策定しても、紛失や故障などのトラブルが発生する可能性は常にあります。

ここからは、トラブル発生時に迅速かつ適切に対応するために知っておくべき対処法を3点紹介します。

1. 遠隔ロックや遠隔初期化を行う
2. 関係者へ連絡連絡を行う
3. 必要に応じて始末書を作成してもらう

①遠隔ロックや遠隔初期化を行う

社用携帯を紛失した時や盗難された場合にまず行うべき対応が、遠隔ロックです。

遠隔ロックは端末を遠隔操作で操作不能にする機能で、第三者による不正利用を防止できます。

また、すぐに端末が見つからない場合には、遠隔初期化（リモートワイプ）も実行しましょう。

遠隔初期化は、その名の通り遠隔操作で端末内のデータを完全に削除して工場出荷時の状態に戻す機能です。

遠隔ロックだけでは内部データが端末内に残ったままなので、機密情報が漏洩する可能性を完全に無くすためにも初期化することをおすすめします。

なお、遠隔ロックや遠隔初期化を利用するには、モバイルデバイス管理ツールの導入がおすすめです。

管理サイトから簡単に遠隔操作ができるため、スピーディーに対処することができます。

②関係者へ連絡を行う

社用携帯の紛失時には、迅速に関係者へ連絡することが重要です。

• 従業員から最後に確認した時間や場所、通常の行動範囲などの詳細を確認する
• 紛失した可能性のある施設の管理者に連絡し、拾得物として保管されていないか確認する
• 警察へ遺失届を提出する
• 通信事業者へ連絡して回線停止の手続きを行う

上記の対応を行ったうえで、情報漏洩の可能性がある場合は関係者への連絡や謝罪も検討します。

関係者との信頼関係に瑕がついてしまうと、最悪の場合取引終了などの事態に陥る可能性も考えられるため、慎重に行動しましょう。

③必要に応じて始末書を作成してもらう

社用携帯の紛失や破損が従業員の不注意によるものである場合、再発防止のために始末書の提出を求めることも検討しましょう。

始末書は単なる罰則ではなく、事実関係の明確化と再発防止策を考える機会として活用することが大切です。

以下の項目を盛り込んで始末書を作成してもらうことで、社用携帯に関するトラブルの頻度を減らしていけます。

• 発生日時や場所
• トラブルの内容と経緯（「何を」「いつ」「どこで」「紛失・破損し」「どういう対応を取ったか」）
• 原因の分析（なぜそのようなトラブルが発生したのか）
• 反省と謝罪の意
• 具体的な再発防止策

また、始末書の提出を求める際は、会社の就業規則の規定も確認しておきましょう。

業務利用の範囲内でトラブルが発生したのか、私的利用の際にトラブルが発生したのかを見分けることができ、利用ルールの改定に役立てることができます。

まとめ

社用携帯の導入には、明確な利用ルールの策定が不可欠です。

私的利用の禁止やセキュリティ対策の徹底、利用状況の確認、紛失・故障時の対応などを明文化することで情報漏洩やコスト増大などのリスクを効果的に軽減できます。

また、万が一に備えてトラブル発生時の対応フローを事前に決めておくことが重要です。

スムーズにトラブルを解決できるようになるため、情報漏洩などのリスクを最小限に抑えることができます。

なお、法人携帯の導入や乗り換えを検討されている方には「法人携帯ファースト」がおすすめです。

法人携帯ファーストでは、端末の導入から運用やトラブル対応まで一貫したサポートを受けられるため、管理の負担を減らしながら安全に運用することができます。

見積もりは無料で行えるため、お気軽にお問い合わせください。

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