会社携帯で位置情報（GPS）の取得は違法？私用化を防ぐために企業が押さえるべき注意点について解説！

「どこまでの情報を会社が取得できるのか」「会社用の携帯は、社員が勝手に位置情報をオフにすることができるのか？」と悩まれている方も多いのではないでしょうか。

会社携帯では位置情報の取得を行い勤務実態を把握することに活用できます。

しかし、同時に会社携帯からの社員に関する情報の取得はプライバシーの侵害に当たるという課題もあります。

この記事では会社携帯で取得できる情報や、位置情報を取得する際の注意点などを徹底解説していきます。

会社携帯での位置情報取得は「業務時間外」なら違法にあたる

会社携帯での位置情報取得は、業務時間内で正当な理由であれば違法ではありません。

会社携帯でGPSを利用した位置情報の監視は、不快に感じている人がほとんど

会社携帯で位置情報取得をされる事は、常に監視をされているようで不快を感じる社員がほとんどです。

企業が位置情報を利用する場合は、位置情報の目的を明確にし、事前に同意を得ることが重要でしょう。

また、監視のし過ぎは従業員との信頼関係を崩す原因にもなります。

監視を最小限に抑え直接業務に関連する時でのみ活用することが、社員の不快感を減らしお互いの信頼関係を築くためのポイントです。

会社携帯で監視できる3つの情報

位置情報取得で監視できる情報は以下の３点になります。

各情報の取得範囲を理解して、業務に活用できるようにしましょう。

①現在地

携帯のGPS機能を利用することで、リアルタイムで社員の現在地を把握することが可能です。

たとえば、修理やメンテナンス業者にて社用携帯によるGPS取得を行得た場合、対応現場から最も近い担当者に仕事を割り振る事ができ、顧客対応を迅速に行うことができます。

よって、顧客満足度を高めることができ、企業の高い評価にも繋がるでしょう。

なお、GPSは高精度な位置情報を取得することが出来ますが、室内や通信環境が悪い場所では精度が低くなることがあるため、覚えておきましょう。

②最後の通信を行った場所

利用者が最後にインターネット通信を行った場所なども確認することができるため、紛失等トラブルの際に、会社携帯のおおよその所在地を確認する事ができます。

GPSでの情報取得が行えない場合、端末紛失により会社携帯の再契約や利用停止手続きなど、多くの手間と費用が掛かってしまいます。

しかし、位置情報の取得が行えればより的確に端末の所在がわかるため、端末を回収できる確率が高まるでしょう。

③行動履歴

スマートフォンの管理・監視を行うシステム「モバイルデバイス管理（MDM）」を使用することによって、行動履歴を確認する事が出来ます。

MDMとは会社携帯を一括で管理・監視する事ができるシステムです。

位置情報がログとして記録される為、どの地点を何時に通過したか、どの地域に何時間滞在していたかなどの情報も確認することが出来ます。

これにより現場作業をしている社員が、指定されたエリアで行った作業時間を確認できるため、 作業の進捗や効率性をチェックする事ができます。

会社携帯で位置情報を取得する4つのメリット

位置情報を取得する事で業務上さまざまなメリットがあります。

ここでは下記4つのメリットをご紹介します。

①労務管理ができる

位置情報取得により、従業員が勤務場所に到着したり、退勤したりする時間の記録が行えるため、出勤・退勤の正確な時間を把握することが出来ます。

よって、不正な勤務時間の申請防止、打刻忘れなどを防ぐことが可能です。

現地直行・直帰の多い営業職のタイムカードの代わりとして出退勤の記録・休憩時間・残業時間などの労務管理としても非常に有効でしょう。

②災害や事故の際に早急な対応ができる

上司と社員で位置情報をリアルタイムで共有することで、急な災害等に迅速な判断と対応が可能になります。

従業員の安否確認や避難場所などの確認も行えるので、救助の手配や支援物資の配送、親族への連絡などもスピード感を持って行うことが可能です。

電話がつながらなかったり、電波障害でメールやSMSなどのやり取りが不可能な場合でも、居場所を簡単に特定できるのは、災害時に大きなメリットとなるでしょう。

③端末の紛失や盗難の際に端末追跡ができる

位置情報取得を利用して、紛失した端末の位置をリアルタイムで追跡することが可能です。

そのため、端末が紛失または盗難に遭った場合に位置情報を確認し、迅速に対応することができます。

また、端末が圏外や電源OFFの状態でも、GPS測位を利用し最後の通信を行った場所を特定することが可能です。

万が一、紛失や盗難から時間が経過してしまったり、端末の充電が少ない場合でもおおよその場所を特定する事ができます。

④業務の効率化に繋がる

位置情報を取得する事で、従業員を最適な場所に配置する事が出来るので、業務効率を向上することが出来ます。

例えば、配送業で急な依頼が発生した際に、従業員の位置を地図上ですぐに確認できれば、最も近くにいる従業員へ即座に対応を依頼することが可能です。

これにより、業務の対応にかかる時間を短縮できるだけでなく、無駄な移動コストを抑制し、効率よく業務を進めることができます。

会社携帯で位置情報を取得する際の3つの注意点

位置情報取得はメリットも多いですが、プライバシーに関わる部分も多く注意が必要です。

具体的には以下のような点に注意が必要です。

①位置情報取得の目的を明確にする

位置情報の取得目的を明確に伝えることで、従業員に対して安心感を提供することができます。

具体的には、業務効率の向上、労務管理、緊急時の対応など、正当な理由に基づくものであることをしっかりと伝える必要があります。

社員が安心して協力できるよう、目的や意図を十分に説明し、理解を深めてもらうことが重要です。

取得情報を明確にすることによってプライバシーに配慮しているという信頼を築き、従業員の安心感を高めることができます。

②位置情報取得は就業時間のみにする

従業員のプライバシーを守り、信頼関係を築くためにも、位置情報の収集は厳格に管理し、業務時間内にとどめることが大切です。

位置情報の取得が就業時間内に限定されていることを説明することで、従業員は個人的な時間やプライバシーが守られていると感じ、監視されているという不安を減らせるでしょう。

③社員に位置情報を取得することを説明する

社員には会社携帯を導入前に、位置情報を取得する事をしっかりと説明して理解を得てもらうことが必要です。

その際には①位置情報取得の目的を明確に説明する事が必要です。

無断で位置情報を収集することはプライバシーの侵害となり、法的な問題を引き起こすリスクがあるため、必ず書面での同意を得て、社員の信頼と協力を得ることに努めましょう。

会社携帯で位置情報のオン・オフを切り替える方法

位置情報のオン・オフは本体から切り替える事が出来ます。

ここでは一般的な本体からの位置情報オン・オフの方法をiPhone・Android共に解説します。

iPhoneの場合

1. ホーム画面の 「設定」 をタップ
2. 「プライバシーとセキュリティ」をタップ
3. 「位置情報サービス」をタップ
4. 上部の位置情報サービスでオン・オフを切り替え

Androidの場合

1. 「設定」をタップ
2. 「生体認証とセキュリティ」をタップ
3. 「位置情報」でオン・オフを切り替える

なお、モバイルデバイス管理（MDM）を使う事によって本体からの切り替えを不可にすることも可能です。

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まとめ

位置情報の取得は、労務の効率化や業務の効率化など、様々なメリットがありますが、プライバシーに関わる部分も多く注意が必要になります。

そのため、情報取得目的を明確にし、会社携帯を利用する全社員に説明し、協力を得たうえで導入を行うようにしましょう。

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