社用携帯はどこまで監視できる？防げるリスクと監視を行う時の注意点まで解説！

「社用携帯を導入するにあたって、私的利用されないか心配」「社用携帯って監視できないの？」とお悩みではないですか？

現代の企業において、社員に支給される社用携帯は業務の効率化に多いに役立ちます。

しかし契約するにあたって、使用する社員の私的利用の可能性やセキュリティに関する問題も考えられますよね。

そこでおすすめなのが、企業が社用携帯の監視を行うことです。

この記事では、社用携帯の監視ができる範囲や監視を行うメリット、またその際の注意点について詳しく解説しますのでぜひ参考にしてくださいね。

なお、法人携帯を契約したい人は、MDMなどの監視システムの導入サポートを行っている法人携帯ファーストがおすすめです。

ぜひ以下からチェックしてみてくださいね！

社用携帯の監視はどこまでできる？

社用携帯でできる監視の内容には、次の5つがあげられます。

• 利用データ容量・データ通信料
• 通話履歴・通話料
• 位置情報
• インストールしたアプリ
• 閲覧履歴

社用携帯ではMDMなどのツールを導入することで、社員が業務中に使用する携帯電話に対して監視や管理を行うことができます。

これにより、業務目的の利用状況を把握し、社員の携帯使用を適切に監視・管理することが可能になります。

社用携帯で監視できない内容

社用携帯で監視できない内容には、以下が挙げられます。

• メール送受信の履歴
• アプリ内でのやり取り
• 画像・動画

監視ができない内容があるということは、情報漏洩などのリスクもあります。

このリスクを軽減するためには、業務外利用の禁止、許可されたアプリのみの使用、定期的な使用状況チェックなどルールを定めることが必要です。

社用携帯の監視で私的利用が防げる｜避けられるリスクとは

社用携帯を監視することで私的利用が防げるメリットがありますが、それにより以下のようなリスクを避けることができます。

それぞれ詳しく説明します。

通信費用の増加

社員がプライベート利用でデータ通信や通話を過剰に行うと、予想以上の通信費用が発生することがあります。社用携帯の使用状況を監視することで業務以外の無駄な通信を減らし、費用のコントロールが可能になります。これにより、会社のコスト削減にもつながります。

情報漏洩

社用携帯に業務上の機密情報や顧客データが保存されている場合、もし社員が携帯を紛失したり、第三者と不適切に情報を共有したりすると、重要なデータが漏洩するリスクがあります。

監視ツールによって不審な行動やデバイスの挙動を早期に発見でき、情報漏洩を未然に防ぐことができます。

ウイルス感染

社用携帯もパソコン同様、ウイルスやマルウェアに感染する可能性があります。

社員が不審なアプリをインストールしたり、危険なリンクをクリックしたりすると、社内ネットワークへのウイルス侵入が懸念されます。

その為、MDMツールを使うことでアプリのインストール履歴や通信内容を監視し、ウイルス感染のリスクを最小限に抑えることができます。

社用携帯を監視して私的利用を防ぐための流れ

順番に説明します。

①運用ルールを作成する

社用携帯の私的利用を防ぐためには、単に技術的な監視ツールを導入するだけではなく、運用ルールの明確化と従業員への教育も不可欠です。

以下のステップに沿って、効果的な管理体制を構築しましょう。

１.基本方針の確定

基本方針の確定では、社用携帯の利用目的や、私的利用が許される範囲を明確に定めます。例えば、「社用携帯は業務上の目的でのみ使用する」「私的利用は禁止」といった基本的な方針を掲げることで、全社員が携帯電話の利用に関する企業の意図を理解できるようにします。

２.管理体制・具体的なルールの作成

管理体制・具体的なルールの作成では、実際にどのように社用携帯を管理するかを決めます。

例えば、社用携帯にアクセスする際のログイン認証や、利用できるアプリの制限を設けるなどの技術的なルールを整備します。また、万が一携帯が紛失した場合の対応方法や、リモートでデバイスをロックまたはデータ消去する手順を設定することも重要です。

３.複数人でルール内容の確認

ルールの作成後は、管理者やチームリーダー、法務担当者など、複数の関係者がその内容を確認することが必要です。

複数の視点から見直すことで、現場の実情に合った実行可能なルールとなり、法的なリスクや不備がないかもチェックできます。この段階で、従業員からの意見を取り入れることも効果的です。

ルールが一方的に決定されることなく、現場のニーズに即したものに仕上げることができます。

４.従業員教育と定期的な見直しを行う

ルールが決定した後は、全従業員にその内容を徹底的に教育します。

教育内容には、社用携帯の適切な使用方法、違反が発覚した場合のペナルティ、セキュリティに関する注意事項などを含めると良いでしょう。

さらに、運用ルールは定期的に見直しを行い、技術の進化や法改正に対応できるようにします。これにより、常に最新の基準で社用携帯を管理し、私的利用を防ぐことができます。

②MDMを導入する

MDM（モバイルデバイス管理）ツールを導入することで、デバイスの監視や制限を強化できます。

これにより、社員の私的利用を技術的に抑制し、業務に必要なアプリケーションの管理が容易になります。

具体的には、アプリのインストール制限、通信内容の監視、デバイスの位置追跡などが可能です。

③私的利用を防ぐための指導をする]

運用ルールやMDMツールだけでは不十分の為、マニュアルを作成するなど従業員に対して私的利用を防ぐための教育や指導を定期的に行うことが重要です。

これにより、従業員の意識が高まり、ルールを守ることの重要性が理解されます。

また、問題が発生した場合は、早期に指摘し、適切な対応を取ることで予防にも繋がります。

社用携帯の運用ルールを作成する際の4つのポイント

社用携帯の監視は業務効率を高める一方で、従業員が自分の行動が監視されていると感じることで不快感を抱くことがあります。

下記では、運用ルールを作成する際の4つのポイントをご紹介します。

私的利用の発覚時の罰則を明示する

社用携帯が私的に利用されることを防ぐために、私的利用が発覚した際の罰則を明確に定めておくことが必要です。

罰則規定が曖昧だと、従業員はルールを守ろうとする意識が低くなる恐れがある為、罰則は段階的に設定し、まずは注意や警告から始め、繰り返し違反があればより厳しい措置を講じることが効果的です。

例えば、「社用携帯の私的利用が確認された場合、初回の違反は警告に留め、2回目以降は業務に支障をきたす可能性があり、罰則が適用されます。3回目の違反では携帯の利用停止、4回目以降は懲戒処分となり得ることを理解してください。」といった形で、具体的な例を示しながら説明することで、従業員が罰則の内容を納得しやすくなります。

故障・紛失時の対応を決める

社用携帯が故障したり紛失した場合の対応を予め決めておくことは、緊急時に迅速に対応できるようにするために大切です。

たとえば、紛失が発覚した際にはすぐに報告し、必要に応じてリモートでデータを消去する手続きを講じるなど、情報漏洩を防ぐための手順を定めておきます。

また、故障時に業務に支障が出ないよう、代替機の手配や修理手順も決めておくと、業務の流れがスムーズに進みます。

従業員にとって公平性のある内容にする

社用携帯の運用ルールはすべての従業員に公平であるべきです。

特定の従業員だけが特別な取り扱いを受けることがないよう、ルールは透明性を持たせ、一貫して適用する必要があります。

公平性を保つために、全社員に対してルールを周知し、誰もが同じ基準で扱われることを確認しましょう。

制限をかけすぎない

社用携帯に過度な制限をかけすぎることは、社員の業務効率やモチベーションに悪影響を及ぼす可能性があります。

必要以上に制限を設けると、社員は自由度を失い、業務上必要なアプリや機能を使えなくなり、ストレスがたまることにもつながりかねません。

そのため、制限は最低限にとどめ、業務に必要なツールやアプリの使用は許可し、私的利用についても適切にバランスを取ることが大切です。

過剰な制限を避け、柔軟なルールを設けることで、社員は自分の業務をスムーズに進めることができ、ストレスなく業務に集中できる環境が作れます。

社用携帯の導入を検討中なら「法人携帯ファースト」におまかせ

社用携帯の導入を検討している企業にとって、適切な選択肢を見つけるのは重要な課題です。

「法人携帯ファースト」は、企業向けに特化した社用携帯サービスを提供しております。

MDMの導入を検討されている企業様も、業務効率の向上とセキュリティ強化を同時にお任せください。

まとめ

社用携帯の監視は、企業が効率的に業務を行い、情報漏洩や不正利用を防ぐために重要な手段です。

利用データ容量や通話履歴、位置情報などの監視により、社員の業務利用状況を把握し、私的利用の防止や通信費用のコントロールが可能になります。

また、監視によって情報漏洩やウイルス感染などのリスクも軽減できます。

一方で、監視を行う際にはプライバシーを侵害しないよう十分に配慮し、従業員に対してルールを明確に伝え、公平性を保つことが重要です。

過度な制限を避け、柔軟でバランスの取れた運用ルールを設定することで、社員の信頼を保ちながら業務を効率化できます。

社用携帯を効果的に導入・管理するためには、「法人携帯ファースト」のような専門的なサービスを活用し、最適な監視体制と運用ルールを整備することをお勧めします。