シャドーITとは？セキュリティリスクと企業がとるべき5つの対策方法、BYODとの違いをわかりやすく解説

シャドーITとは、企業が認可していないソフトウェアやシステムを、従業員が業務で使用する事です。　

たとえば、私用スマホや個人のクラウドストレージ、チャットアプリの使用が該当します。

シャドーITの利用は便利な反面、情報漏洩やウイルス感染、不正アクセスなどの重大なセキュリティリスクを招きかねません。

シャドーITを防止することで、情報管理が徹底され、業務効率化に繋げることが可能です。

この記事では、シャドーITが発生する背景やよく使われるツールの例、企業が取るべき具体的な対策方法を解説します。　

さらに、法人携帯の導入によるセキュリティ強化についても解説するため、ぜひ最後までチェックしてくださいね。

シャドーITとは？

「シャドーIT」とは、企業が公式に許可していないIT機器やソフトウェア、クラウドサービスを従業員が業務に使用することです。

たとえば、個人のスマートフォンや私用のクラウドストレージ、チャットアプリなどが該当します。

管理外のIT利用は便利な反面、情報漏洩やマルウェア感染、不正アクセスなどのセキュリティリスクを引き起こす可能性があり、企業にとって大きな課題です。

シャドーITとBYODの違い

シャドーITとBYOD（Bring Your Own Device）の大きな違いは「企業が使用を認可しているかどうか」という点です。

BYOD（Bring Your Own Device）とは、従業員が自分のスマートフォンやノートパソコンなどの私物端末を使って仕事をする働き方のこと。

シャドーITは、企業側が管理・把握していないツールやアプリを使用するため、セキュリティリスクが高まるのが課題です。

一方、BYODは、企業が従業員の私物デバイス（スマホやパソコン）を業務に使うことを正式に認めているため、ルールや管理体制を整備することで、安全に業務を進められます。

なぜシャドーITが発生するのか？背景にある原因

シャドーITが発生する主な原因は、業務効率を求める現場のニーズと、企業のIT環境の整備不足にあります。

使いにくい社内システムの代わりに、私用のスマホやクラウドサービスを利用する従業員も少なくありません。

また、テレワークの普及により、企業が把握しきれないIT利用が増加しています。

多様な場所で業務を行うことで管理の目が届きにくくなり、従業員が自身の判断でツールを選んで使ってしまうといったケースが増えていることが一因です。

さらに、セキュリティ教育やガイドラインが不十分なことも背景にあります。

シャドーITを防止するためにも、現場の見直しやIT環境の整備はもちろん、社員教育やガイドラインの策定を行いましょう。

シャドーITが起こりやすいツールやサービス4選

シャドーITは、特定のツールやサービスを通じて発生しやすいです。

 一見便利に見えるITツールも、企業の管理外で利用されると大きなリスクを生む可能性があります。 

ここでは、シャドーITが特に起こりやすい代表的な下記4つの理由から紹介します。

①個人携帯や私用のパソコン・公衆Wi-Fi

私用のスマートフォンやパソコンを業務に使用するケースは、シャドーITの中でも特に多く見られます。

私用端末は企業によるセキュリティ管理が行き届いていないため、ウイルス感染や情報漏洩のリスクが高いです。

また、カフェや駅などの公衆Wi-Fiを利用した場合、通信が暗号化されていないと、データが盗聴されたり、不正アクセスを受けたりするリスクが潜んでいます。

私用端末の利用は、利便性の裏に重大なセキュリティリスクが潜んでいる点に注意しましょう。

リスクを軽減するためには、私用端末の業務利用を制限するか、MDM（モバイルデバイス管理）ツールなどを導入して、端末の利用状況を可視化・管理することが有効です。

あわせて、公衆Wi-Fiの使用を避けるルールを設けるなど、従業員へのセキュリティ教育も欠かせません。

②GoogleドライブやDropboxなどのクラウドストレージサービス

GoogleドライブやDropboxといった個人向けクラウドストレージは、ファイルの共有や持ち運びが簡単なため、業務で無断使用されるケースが多いです。

しかし、企業側が管理できない場所に機密情報を保存することで、情報漏洩や不正アクセスのリスクが発生します。

また、共有設定のミスや、退職後もアクセスできてしまう状態が続くといった問題も起こりがちです。

利便性の高いツールだからこそ、適切な管理が欠かせません。

たとえば、共有設定を定期的に見直したり、不要になったファイルは速やかに削除したりすることで、情報漏洩を防止できます。

また、アクセス権限を必要な人だけに限定するなど、情報漏洩を防ぐためのルールを徹底しましょう。

③LINEをはじめとするチャットアプリ

LINEやMessengerなどのチャットアプリは、手軽に連絡が取れることから、業務で私的に使用されることが多いです。

しかし、企業が管理していないアプリ上で機密情報のやり取りをすると、会話内容の流出や、端末紛失による情報漏洩といったリスクが生じます。

また、個人アカウントを使って業務連絡を行うと、退職後も機密情報にアクセスできてしまうなど、統制の取れない状況が発生しかねません。

情報漏洩を未然に防ぐためにも、業務用のチャットツールを整備し、利用を明確にルール化することが重要です。

④GmailやYahoo!メールなどのフリーメールサービス

GmailやYahoo!メールなどのフリーメールは、アカウント作成が簡単でどこからでもアクセスできるため、業務で私的に使用されがちです。

しかし、これらのメールは 企業のセキュリティ管理下にないため、添付ファイルの漏洩や、第三者による不正アクセスといったリスクがあります。

例えば、業務メールを知人や他人に誤って送信してしまい、その内容が悪用されるリスクが考えられるでしょう。

さらに、送受信の履歴を企業側が把握できないため、インシデントが起きた際に対応が後手になる可能性もあります。

業務用メールは必ず、企業が許可したアカウントを使用するルールづくりが重要です。

シャドーITがもたらす潜在的な4つのセキュリティリスク

シャドーITは、さまざまなセキュリティリスクを伴います。

 ここでは、特に注意すべきな4つのリスクについて解説していくため、ぜひチェックしてください。

①情報漏洩

シャドーITの最も重大なリスクは 「情報漏洩」です。

企業が管理していない個人端末やクラウドサービスに業務データを保存することで、情報が第三者に流出する可能性が高まります。

たとえば、社員が私用のスマートフォンやGoogleドライブに機密情報を保存していた場合、端末の紛失やアカウント乗っ取りが起これば、顧客情報や社内資料が外部に漏れるリスクがあります。

シャドーITは企業の管理外にあるため、セキュリティ対策が不十分になりやすい点が大きな問題です。

②マルウェア・ウイルス感染

シャドーITによって企業が把握していない端末やアプリが業務に使われると、マルウェアやウイルス感染のリスクが高まります。

個人端末はセキュリティ対策が不十分なことが多く、不正アプリのインストールやフリーWi-Fiの使用を通じて外部からの攻撃を受けやすいです。

感染が拡大すると業務システムへの侵入やデータ改ざんなど、重大な被害につながる可能性があるため注意しましょう。

③不正アクセス

シャドーITを通じて使用される個人端末や外部サービスは、パスワード管理が甘くなりがちです。

特に使い回しのパスワードや簡易な認証設定では、不正アクセスのリスクが高まります。

もし第三者にログイン情報を盗まれれば、 社内システムや機密情報に不正に侵入される可能性もあるでしょう。

企業のネットワーク外でのアクセスは監視が難しく、被害の発見が遅れることも多いため注意が必要です。

④アカウントの乗っ取り

シャドーITによって使用されるフリーメールやチャットアプリなどは、企業の管理下にないためセキュリティが甘く、アカウントの乗っ取りリスクが高いです。

例えば、個人端末で業務用のクラウドサービスにログインしている場合、フィッシング詐欺や不正ログインにより第三者にアカウントを奪われる危険があります。

乗っ取られたアカウントが悪用されると、社内外に深刻な被害が広がる可能性があるため注意が必要です。

企業が取るべきシャドーITへの対策方法5つ

シャドーITのリスクを最小限に抑えるためには、企業の積極的な対策が欠かせません。 

ここでは、効果的な下記5つの対策方法を解説します。

①シャドーITの現状把握

シャドーIT対策の第一歩は、 企業内で実際にどのような端末やサービスが利用されているかを正確に把握することです。

社員が無断で使用しているツールやアプリ、個人所有のデバイスの利用状況を調査し、リスクの全体像を明らかにします。

現状を理解しないまま対策を進めると効果が薄れてしまうため、まずは調査・監視体制を整えることが重要です。

②社員教育・ガイドライン策定

シャドーITの防止には、社員への教育と明確なルール作りが欠かせません。

企業はシャドーITのリスクや影響を社員に周知し、適切なIT機器やサービスの利用方法を指導する必要があります。

私用端末の業務使用に関する ガイドラインを策定し、違反時の対応も明確にすることで、社員の理解と協力を促進できるでしょう。

シャドーITの防止には、継続的な教育が重要です。

③代わりとなるサービスを用意する

シャドーIT対策には、従業員が許可されていない機器やサービスを使わずに、スムーズに働ける環境を整えることが重要です。

ただし、シャドーITを禁止するだけでは従業員の不満が募り、問題の根本解決にはつながりません。

そこで、 従業員のニーズを把握するための聞き取りを実施し、法人向けのコミュニケーションツールやクラウドサービスの導入を検討しましょう。

 既存ツールに対する評価が低い場合は、使いやすいものへの切り替えを積極的に行うことも重要です。

④アクセス管理ツールの導入

企業はシャドーITを防ぐために、アクセス管理ツールの導入を検討しましょう。

社内ネットワークやクラウドサービスへのアクセス権を細かく制御・監視できるため、不正な利用を早期に発見・対処できます。

特に多様なデバイスが接続される環境では、権限管理を徹底することがリスク軽減につながります。

⑤法人携帯を導入する

法人携帯を導入することで、業務用の通信環境を個人端末から分離できます。

そのため、社員が私用端末で業務データを扱うリスクを大幅に削減可能です。

また、 法人携帯にはセキュリティ対策が施されており、紛失や盗難時も遠隔ロックやデータ消去ができます。

法人携帯の導入は、シャドーIT対策として効果的な手段になるでしょう。

法人携帯を導入するなら「法人携帯ファースト」へご相談ください！

シャドーIT対策として法人携帯を導入することで、セキュリティ強化と業務効率化が同時に実現可能です。

「法人携帯ファースト」では、業種や利用目的に応じた最適な端末・料金プランをご提案し、導入から運用までをトータルでサポートします。

また、大手キャリア（au、ドコモ、ソフトバンク、楽天モバイル）の正規代理店であり、乗り換えや大量導入にも柔軟に対応可能です。

導入時には、MDMなどのセキュリティ対策サポートも受けられます！

 セキュリティ対策に不安がある企業さまは、まずはお気軽にご相談ください。

まとめ

シャドーITは利便性と引き換えに、情報漏洩やウイルス感染、不正アクセスなど重大なリスクを企業にもたらします。

シャドーITを放置すれば、業務の安全性や信頼性を損なう可能性が高いです。

そのため、まずは現状の把握と社員教育を行い、適切なツールの提供や法人携帯の導入といった具体的な対策が欠かせません。

特に法人携帯の導入は、業務用端末を明確に分けることでリスク軽減に効果的です。

業務に関わるデータが私用端末と分離されるため、情報漏洩のリスクが低減します。

また、法人携帯には遠隔ロックやデータ消去などのセキュリティ機能が備わっているため、端末紛失や盗難時も迅速に対応可能です。

その結果、社員は安心して業務に集中でき、企業全体のセキュリティ強化にもつながります。

セキュリティを強化しつつ、社員が安心して働ける環境を整えることが、シャドーIT対策の第一歩です。

なお、法人携帯を導入する際は「法人携帯ファースト」へご相談ください。

MDMの導入やセキュリティ対策のご相談など、様々なサポートを提供しています。

相談は無料のため、ぜひ一度お問い合わせください。