【事例付き】シャドーITとは？具体例やセキュリティリスク、対策方法をわかりやすく解説

シャドーITとは、企業が認可していないソフトウェアやシステムを、従業員が業務で使用する事です。　

たとえば、私用スマホや個人のクラウドストレージ、チャットアプリの使用が該当します。

シャドーITの利用は便利な反面、情報漏洩やウイルス感染、不正アクセスなどの重大なセキュリティリスクを招きかねません。

シャドーITを防止することで、情報管理が徹底され、業務効率化に繋げることが可能です。

この記事では、シャドーITが発生する背景やよく使われるツールの例、企業が取るべき具体的な対策方法を解説します。　

さらに、法人携帯の導入によるセキュリティ強化についても解説するため、ぜひ最後までチェックしてくださいね。

シャドーITとは？

「シャドーIT」とは、企業が公式に許可していないIT機器やソフトウェア、クラウドサービスを従業員が業務に使用することです。

管理外のIT利用は便利な反面、情報漏洩やマルウェア感染、不正アクセスなどのセキュリティリスクを引き起こす可能性があり、企業にとって大きな課題です。

シャドーITとBYODの違い

シャドーITとBYOD（Bring Your Own Device）の大きな違いは「企業が使用を認可しているかどうか」という点です。

〈BYOD（Bring Your Own Device）とは？〉
従業員が自分のスマートフォンやノートパソコンなどの私物端末を使って仕事をする働き方のこと。

シャドーITは、企業側が管理・把握していないツールやアプリを使用するため、セキュリティリスクが高まるのが課題です。

一方、BYODは、企業が従業員の私物デバイス（スマホやパソコン）を業務に使うことを正式に認めているため、ルールや管理体制を整備することで、安全に業務を進められます。

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シャドーITが問題されている理由

シャドーITが大きな問題とされる最大の理由は、企業のITガバナンス（統制）が効かなくなり、セキュリティレベルを著しく低下させるためです。

情報システム部門は、社内のIT環境全体を把握し、統一されたセキュリティポリシーを適用することで、外部の脅威から情報資産を守っています。

しかし、シャドーITは完全にその管理外にあるため、以下のような問題が発生してしまうのです。

• 管理外ツールの脆弱性を検知できず、対策ができない
• セキュリティインシデントの原因の特定や影響範囲の調査が困難
• 業界の規制や個人情報保護法などで定められたデータ管理の要件を満たせなくなる

結果として、シャドーITは企業の重要な情報資産を危険に晒し、万が一事故が起きた際には企業の社会的信用を失墜させてしまいます。

シャドーITが発生する原因と背景

シャドーITが発生する主な原因は、業務効率を求める現場のニーズと、企業のIT環境の整備不足にあります。

使いにくい社内システムの代わりに、私用のスマホやクラウドサービスを利用する従業員も少なくありません。

また、テレワークの普及により、企業が把握しきれないIT利用が増加しています。

多様な場所で業務を行うことで管理の目が届きにくくなり、従業員が自身の判断でツールを選んで使ってしまうといったケースが増えていることが一因です。

さらに、セキュリティ教育やガイドラインが不十分なことも背景にあります。

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シャドーITの主なセキュリティリスク5つ

シャドーITは、さまざまなセキュリティリスクを伴います。

 ここでは、特に注意すべきな4つのリスクについて解説していくため、ぜひチェックしてください。

①情報漏洩

シャドーITの最も重大なリスクは 「情報漏洩」です。

企業が管理していない個人端末やクラウドサービスに業務データを保存することで、情報が第三者に流出する可能性が高まります。

たとえば、社員が私用のスマートフォンやGoogleドライブに機密情報を保存していた場合、端末の紛失やアカウント乗っ取りが起これば、顧客情報や社内資料が外部に漏れるリスクがあります。

②マルウェア・ウイルス感染

シャドーITによって企業が把握していない端末やアプリが業務に使われると、マルウェアやウイルス感染のリスクが高まります。

個人端末はセキュリティ対策が不十分なことが多く、不正アプリのインストールやフリーWi-Fiの使用を通じて外部からの攻撃を受けやすいです。

感染が拡大すると業務システムへの侵入やデータ改ざんなど、重大な被害につながる可能性があるため注意しましょう。

③不正アクセス

シャドーITを通じて使用される個人端末や外部サービスは、パスワード管理が甘くなりがちです。

特に使い回しのパスワードや簡易な認証設定では、不正アクセスのリスクが高まります。

もし第三者にログイン情報を盗まれれば、 社内システムや機密情報に不正に侵入される可能性もあるでしょう。

④アカウントの乗っ取り

シャドーITによって使用されるフリーメールやチャットアプリなどは、企業の管理下にないためセキュリティが甘く、アカウントの乗っ取りリスクが高いです。

例えば、個人端末で業務用のクラウドサービスにログインしている場合、フィッシング詐欺や不正ログインにより第三者にアカウントを奪われる危険があります。

⑤社内LANなどへの侵入

マルウェアに感染した私物のPCやスマートフォンを、Wi-FiやUSB接続で社内ネットワークに接続してしまうと、内部ネットワークへ侵入される危険性があります。

一度内部への侵入を許すと、ファイルサーバーなど重要なシステムへ攻撃が広がり、被害が深刻化してしまうため注意が必要です。

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シャドーITが起こりやすいツールやサービス4選

シャドーITは、特定のツールやサービスを通じて発生しやすいです。

一見便利に見えるITツールも、企業の管理外で利用されると大きなリスクを生む可能性があります。 

ここでは、シャドーITが特に起こりやすい代表的な下記4つの理由から紹介します。

①個人携帯や私用のパソコン・公衆Wi-Fi

私用端末は企業によるセキュリティ管理が行き届いていないため、ウイルス感染や情報漏洩のリスクが高いです。

また、カフェや駅などの公衆Wi-Fiを利用した場合、通信が暗号化されていないと、データが盗聴されたり、不正アクセスを受けたりするリスクが潜んでいます。

リスクを軽減するためには、私用端末の業務利用を制限するか、MDM（モバイルデバイス管理）ツールなどを導入して、端末の利用状況を可視化・管理することが有効です。

②GoogleドライブやDropboxなどのクラウドストレージサービス

GoogleドライブやDropboxといった個人向けクラウドストレージは、ファイルの共有や持ち運びが簡単なため、業務で無断使用されるケースが多いです。

しかし、企業側が管理できない場所に機密情報を保存することで、情報漏洩や不正アクセスのリスクが発生します。

また、共有設定のミスや、退職後もアクセスできてしまう状態が続くといった問題も起こりがちです。

利便性の高いツールだからこそ、適切な管理が欠かせません。

たとえば、共有設定を定期的に見直したり、不要になったファイルは速やかに削除したりすることで、情報漏洩を防止できます。

③LINEをはじめとするチャットアプリ

LINEやMessengerなどのチャットアプリは、手軽に連絡が取れることから業務で私的に使用されることが多いです。

しかし、企業が管理していないアプリ上で機密情報のやり取りをすると、会話内容の流出や、端末紛失による情報漏洩といったリスクが生じます。

また、個人アカウントを使って業務連絡を行うと、退職後も機密情報にアクセスできてしまうなど、統制の取れない状況が発生しかねません。

④GmailやYahoo!メールなどのフリーメールサービス

GmailやYahoo!メールなどのフリーメールは、 企業のセキュリティ管理下にないため、添付ファイルの漏洩や、第三者による不正アクセスといったリスクがあります。

例えば、業務メールを知人や他人に誤って送信してしまい、その内容が悪用されるリスクが考えられるでしょう。

さらに、送受信の履歴を企業側が把握できないため、インシデントが起きた際に対応が後手になる可能性もあるので十分に注意しましょう。

⑤フリーミアムなクラウドサービス

「フリーミアム」とは、基本的な機能は無料で提供し、より高度な機能を有料で提供するビジネスモデルです。

タスク管理ツールやオンラインホワイトボードをはじめ、多くのSaaSがこのモデルを採用しています。

フリーミアムなクラウドサービスは利便性が高い一方で、従業員が「無料だから」と気軽に使い始めてしまい、シャドーITの温床となりやすいため注意しましょう。

「使いたいツールがあったら上司に報告させる」「従業員に必要そうなツールを事前に精査しておく」など、日頃から対策を行っておきましょう。

シャドーITによる情報漏洩の事例3選

シャドーITが原因で発生した、実際の情報漏洩事例を3つ紹介します。

1. フリーメール使用により個人情報漏洩
2. ChatGPT利用により機密データ漏洩
3. 私有USBにより個人情報900万件が外部に流出

①フリーメール使用により個人情報漏洩

静岡県島田市の農林課では、複数の職員が使用していたフリーメールによって、計2,446件約1,800名分の個人情報が流出しました。

中国や台湾などのアクセスポイントから15回もの不正アクセスが行われていたことが原因です。

流出した情報の中には口座情報や補助金申請書の情報も含まれており、二次被害が発生する可能性もあります。

シャドーIT防止のための規定策定はもちろん、定期的な周知が必要であるとわかる事例です。

参考：サイバーセキュリティ.com「フリーメール業務使用で約1,800名分の個人情報流出、島田市が不正アクセス被害」

②ChatGPT利用により機密データ漏洩

韓国のサムスン電子では、スタッフがChatGPTに社内機密のソースコードをアップロードしたことが原因で、情報漏洩が発生してしまいました。

ChatGPTに共有されたデータはOpenAIやGoogle等のAIサービス運営企業のサーバーに保存されてしまうため、簡単にアクセスや削除はできません。

また、機密データがほかのユーザーへの回答として提供されてしまう可能性もあります。

上記の問題を受け、サムスン電子では従業員によるAIサービスの利用を全面的に禁止しました。

参考：Forbes「サムスン、ChatGPTの社内使用禁止　機密コードの流出受け」

③私有USBにより個人情報約900万件が外部に流出

NTT西日本の子会社であるNTTマーケティングアクトProCXは、私有USBの使用により、約900万件の個人情報を外部に流出させています。

データを管理しているサーバーへ直接アクセス・ダウンロードを行い、USBを通して情報を持ち出したことが発生原因です。

「データベースへの不正アクセス検知策が不十分であった」と同社は語っており、不安解消・信頼回復に向けて尽力していく姿勢を見せています。

なお、流出した個人情報の中には住所や氏名、電話番号だけでなく、クレジットカード情報も含まれていました。

情報漏洩が発生してしまうと、ステークホルダーからの信頼を失ってしまうだけでなく、損害賠償等の問題にも発展してしまいます。

シャドーITを発生させないのはもちろん、不正アクセスを検知できるような仕組み作りが重要です。

参考：日本経済新聞「NTT西系元社員、個人情報900万件流出　名簿業者に渡る」

企業がシャドーITを把握する3つの方法

企業がシャドーITを把握するには、次の3つの方法があります。

• 専門のツールの導入
• アンケート調査
• ログ分析ツール

次項より、3つの方法について詳しく解説していきます。

①専門ツールの導入

シャドーITを把握するためには、専門ツールの導入が有効です。

具体的には、 ネットワークトラフィックを監視するツールや、エンドポイント管理ツールが挙げられます。

社内ネットワーク上での不審な通信や、未承認のソフトウェアの使用を検知できるため、従業員が勝手に使っているIT機器やサービスを効率的に特定することが可能です。

導入後は、定期的にレポートを生成し、シャドーITの動向を把握しましょう。

②アンケート調査

社員にアンケート調査を行うことで、どの程度シャドーITが社内で行われているか、なぜ使われているのかを把握することができます。

具体的には、社員に対して以下のような質問を投げかけてみましょう。

• 業務で個人所有のデバイスを使用していますか？
• クラウドストレージやSNSなどの個人アカウントを業務に使用していますか？
• 業務に関連するデータを個人メールで送受信していますか？

③ログ分析ツールの利用

ログ分析ツールを導入することで、企業内のネットワーク通信を詳細にモニタリングし、どのクラウドサービスがどの程度利用されているかを把握できます。

特に、ゲートウェイ機器のログを分析することで、従業員が許可なく使っているサービスを特定することが可能です。

スポット的に活用できるコンサルタントなどを利用して、ツールのセッティングや分析などの補助を依頼することも1つの方法といえるでしょう。

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企業が取るべきシャドーITへの対策方法5つ

シャドーITのリスクを最小限に抑えるためには、企業の積極的な対策が欠かせません。 

ここでは、効果的な下記5つの対策方法を解説します。

①シャドーITの現状把握

シャドーIT対策の第一歩は、 企業内で実際にどのような端末やサービスが利用されているかを正確に把握することです。

社員が無断で使用しているツールやアプリ、個人所有のデバイスの利用状況を調査し、リスクの全体像を明らかにします。

②社員教育・ガイドライン策定

シャドーITの防止には、社員への教育と明確なルール作りが欠かせません。

企業はシャドーITのリスクや影響を社員に周知し、適切なIT機器やサービスの利用方法を指導する必要があります。

私用端末の業務使用に関する ガイドラインを策定し、違反時の対応も明確にすることで、社員の理解と協力を促進できるでしょう。

③代わりとなるサービスを用意する

シャドーIT対策には、従業員が許可されていない機器やサービスを使わずに、スムーズに働ける環境を整えることが重要です。

ただし、シャドーITを禁止するだけでは従業員の不満が募り、問題の根本解決にはつながりません。

そこで、従業員のニーズを把握するための聞き取りを実施し、法人向けのコミュニケーションツールやクラウドサービスの導入を検討しましょう。

④アクセス管理ツールの導入

企業はシャドーITを防ぐために、アクセス管理ツールの導入を検討しましょう。

社内ネットワークやクラウドサービスへのアクセス権を細かく制御・監視できるため、不正な利用を早期に発見・対処できます。

⑤法人携帯を導入する

法人携帯を導入することで、業務用の通信環境を個人端末から分離できます。

そのため、社員が私用端末で業務データを扱うリスクを大幅に削減可能です。

また、 法人携帯にはセキュリティ対策が施されており、紛失や盗難時も遠隔ロックやデータ消去ができます。

法人携帯ではMDMの導入でシャドーITの対策が可能

MDMを使えば、端末のセキュリティ設定を一元管理し、許可されていないアプリのインストールを制限したり、シャドーIT対策が可能です。

これにより、従業員が私的デバイスやサービスを使用することがなくなり、セキュリティリスクを大幅に低減することができますよ。

法人携帯を導入するなら「法人携帯ファースト」へご相談ください！

シャドーIT対策として法人携帯を導入することで、セキュリティ強化と業務効率化が同時に実現可能です。

「法人携帯ファースト」では、業種や利用目的に応じた最適な端末・料金プランをご提案し、導入から運用までをトータルでサポートします。

また、大手キャリア（docomo、au、ソフトバンク、楽天モバイル）の正規代理店であり、乗り換えや大量導入にも柔軟に対応可能です。

導入時には、MDMなどのセキュリティ対策サポートも提供しています。

次項より、法人携帯ファーストが担当したMDM導入事例を2つ紹介するため、合わせてチェックしてください。

• 配送業
• 不動産業

①配送業

A社では、MDMを活用して端末の一括管理体制を構築しました。

端末管理の主な内容は次の通りです。

• 端末の設定
• アプリの設定
• データ利用状況の可視化
• リアルタイムでの位置情報の取得

導入後は、社員の端末や使用量管理、紛失時の対策なども簡単になり、セキュリティ対策を強化することに繋がっています。

また、位置情報把握機能により、車両位置の取得が安易になり、業務効率化にも繋がっているそうです。

②不動産業

B社では、通話やチャット、スケジュール連携の可能な法人携帯の導入とともに、スマホの業務利用を一元管理できるMDMシステムの構築を行いました。

これまで、個人端末によりお客様との連絡を取り合っていたところ、MDM導入済の法人携帯を導入したことで、次のような業務改善が見込めたとご報告を受けています。

• 営業のオンオフが明確になった
• 商談履歴などの社内共有が簡単になった
• 業務引継ぎ制度が格段に向上

まとめ

シャドーITは利便性と引き換えに、情報漏洩やウイルス感染、不正アクセスなど重大なリスクを企業にもたらします。

シャドーITを放置すれば、業務の安全性や信頼性を損なう可能性が高いです。

そのため、まずは現状の把握と社員教育を行い、適切なツールの提供や法人携帯の導入といった具体的な対策が欠かせません。

特に法人携帯の導入は、業務用端末を明確に分けることでリスク軽減に効果的です。

業務に関わるデータが私用端末と分離されるため、情報漏洩のリスクが低減します。

また、法人携帯には遠隔ロックやデータ消去などのセキュリティ機能が備わっているため、端末紛失や盗難時も迅速に対応可能です。

その結果、社員は安心して業務に集中でき、企業全体のセキュリティ強化にもつながります。

セキュリティを強化しつつ、社員が安心して働ける環境を整えることが、シャドーIT対策の第一歩です。

なお、法人携帯を導入する際は「法人携帯ファースト」へご相談ください。

MDMの導入やセキュリティ対策のご相談など、様々なサポートを提供しています。

相談は無料のため、ぜひ一度お問い合わせください。