社用携帯を会社から社員に貸与するメリットやデメリットは？｜定めるべきルールやルールの決め方も解説！

社用携帯を社員に貸与する際に明確なルールを設けないと、私的利用の横行や情報漏洩・紛失によるセキュリティ事故、業務効率の低下等のトラブルが発生する恐れがあります。

こうした問題を防ぐには、利用範囲や管理方法、セキュリティ対策などをあらかじめ明瞭化し、全社員に周知することが重要になるでしょう。

本記事では、社用携帯を貸与する際に必要なルールやその決め方、さらに貸与の基準やメリット・デメリットまでを徹底解説します。

適切なルール整備で、安全かつ効果的な運用を目指しましょう。

社用携帯を貸与する際に定めるべきルール

社用携帯を社員に貸与する際には、利用目的や使用範囲、管理方法などについて明確なルールを設けましょう。

　具体的な内容としては以下の４つです。

• 業務時間外の使用制限
• インストール可能なアプリの範囲
• 持ち出し時の管理方法
• ルール違反時の対応

これらのルールを定めることで、社内で発生するトラブルリスクを低減することに繋がります。

トラブルの防止と、社内全体の情報機器の適切な取り扱いにつなげましょう

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社用携帯の貸与に規定ルールが必要な理由3つ

社用携帯を安全かつ効果的に運用するには、明確なルールが必要不可欠です。

以下の3つの観点から、事前にルールを定める重要性をご紹介します。

①社員の私的利用を防ぐため

社用携帯はあくまで業務目的で使用されるべきものです。

しかし、明確なルールがないと私的な通話やSNS、動画視聴などに利用されてしまうこともあります。

その結果、通信費が増加して余計なコストが発生するだけでなく、業務時間中の集中力低下により、企業全体として生産性の低下や無駄なコストの負担につながります。

このような事態を防ぐためには、ルールを定め「私的利用は禁止」「業務に必要なアプリのみインストール可」などの制限を設けることが重要です。

こうした制限を設けることで、公私の区別が明確になるため、社員の責任感を高めて適切な行動を促すことができます。

②情報漏洩によるトラブルを防ぐため

社用携帯には顧客情報や、社内資料などの重要なデータが含まれる場合が多く、不適切な取り扱いは情報漏洩のリスクにつながります。

特に、端末の紛失・盗難や不正なアプリの利用が原因で、外部に情報が流出する事例も少なくありません。

セキュリティ対策としてはパスコードの設定や遠隔ロック機能の利用、業務外アプリのインストール禁止などのルールを徹底することで、リスクを最小限に抑えることが可能です。

③業務効率の低下を防ぐため

社用携帯による私的な通話や娯楽目的のアプリ使用が原因で、業務に支障が出たり重要な連絡への対応が遅れる場合もあります。

こうした事態を防ぐには、利用時間や使用できるアプリの範囲などを、あらかじめルールとして明確にしておくことが重要です。

統一されたルールは、チーム全体の生産性を高める効果も期待できます。

【完全版】社用携帯を貸与する際のルールの決め方

社用携帯を安全かつ適切に運用するには、明確なルール作りが不可欠です。

以下の5つの観点から、実践的なルールの決め方を解説します。

①利用目的・利用場所を明確にする

「勤務時間外の使用は禁止」「社外での使用時は管理者に報告」など、使用場所や時間についての基準を設けておくことで、トラブルの未然防止に有効です。

社用携帯は、業務の効率化や社内・社外との迅速な連絡を目的に貸与されるものです。

「業務連絡専用」「出張や外出時の連絡手段として使用」など、利用範囲を具体的に定めることで、使用者の意識にも変化が生まれます。

業務用としての自覚が高まり、私的利用を控えるようになるほか、情報管理や時間管理への意識も向上します。

②端末の管理方法を明確にする

誰がいつどの端末を使用しているかを把握できる仕組みを設けておくことで、トラブル発生時の対応も迅速になります。

社用携帯は会社の所有物であり、適切に管理しなければ紛失や盗難、破損などのリスクが高まります。

端末の保管場所や持ち出し時の申請方法、業務終了後の返却ルールなど具体的な管理手順を明文化しておくことが重要です。

また、管理責任者を明確にしておくことで、責任の所在がはっきりし、ルールの徹底やトラブル発生時の対応がより確実になります。

③セキュリティ対策についてを明確にする

社用携帯のセキュリティ対策を明確にすることで、情報漏洩リスクの低減や従業員の意識向上につながります。

社用携帯には、顧客情報や業務データなどの機密情報が含まれているため、セキュリティ対策は欠かせません。

パスコード設定や端末自動ロック、OSやアプリの定期アップデートはもちろん、業務に不要なアプリのインストール制限や、公衆Wi-Fiの利用禁止ルールを定めておきましょう。

よって、不正アプリによる情報漏洩や、公衆ネットワークを介したサイバー攻撃などのリスクを未然に防ぐことができます。

また、紛失や盗難時に備えて遠隔ロックやデータ消去が可能な管理ツールを導入することで、情報漏洩のリスクを低減することが可能です。

④利用時の状況確認についてを明確にする

利用状況の確認体制を明確にしておくことで、社員のルール遵守意識を高め、不正利用や情報漏洩などのリスクを早期発見・対応することが可能です。

通信・通話履歴や使用アプリのログをチェックすることで、社員の端末利用状況を把握でき不適切な利用を早期に発見できます。

よって、注意喚起やセキュリティ対策の強化など、トラブルを未然に防ぐ対応につなげることが可能です。

利用状況の透明化は、社員の意識向上やルール遵守を促します。

体制が不明確なままだと、不正利用や情報漏洩の早期発見が発生しても気づかれにくく、対応が遅れるリスクが高るため、利用状況は常に確認するようにしましょう。]

⑤違反時の対応を明確にする

社用携帯の利用ルールに違反した場合の対応をあらかじめ定めておくことは、トラブルの拡大を防ぐために重要です。

違反内容に応じて注意や指導、場合によっては貸与停止や懲戒処分などの段階的な対応を設けることで、公平かつ適切な処置が行えるでしょう。

また、対応ルールを明確にすることで、社員の理解とルールの遵守意識を高め、再発防止にもつながります。

対応の基準や手続きも具体的に定めることが大切です。

社用携帯を貸与する2つの基準

社員に社用携帯を貸与する際は「業務内容」や「役職・管理職」で判断するとよいでしょう。

一律のルールでは現場の実態に合わない場合があるため、それぞれの立場に応じた対応が求められます。

①社員の業務内容

社員の業務内容に応じて社用携帯を付与することで、必要な連絡手段を迅速に確保でき、業務効率や対応力が向上します。

外出が多い営業職や、顧客対応を頻繁に行う職種では、円滑な連絡や迅速な対応のために社用携帯が欠かせません。

こうした職種では、社内外との情報共有や報告をリアルタイムで行う必要があり、携帯端末の常時携帯が求められます。

一方、デスクワークが中心の職種では必ずしも必要ない場合もあるため、業務上の利便性や緊急対応の必要性を踏まえ、貸与の優先度を決めることが重要です。

②管理職や役職

管理職や役職者には、指示出しや業務調整、緊急対応を円滑に行うために社用携帯の貸与が必要です。

これらの立場では、迅速な連絡や情報共有が求められ、社員間や関係部署とのコミュニケーションが多岐にわたります。

社用携帯があれば、業務の進捗管理や意思決定がスムーズになり、責任ある役割を果たしやすくなり、業務効率がアップするでしょう。

社用携帯を社員に貸与するメリットとデメリットは？

社用携帯を貸与する最大のメリットは、業務連絡が迅速かつスムーズになる点です。

外出先でも連絡が取りやすく、業務効率や対応力が向上します。

また、社用携帯を貸与しない場合は、社員個人の携帯電話を業務に使用することが増えるため、発生した電話代や通信費の管理が煩雑になることがあります。

社用携帯を利用することで、電話代や通信費の一元管理ができ、経費管理がしやすいことも利点です。

さらに、会社がセキュリティ対策を一括で行うことで、情報漏洩のリスクを抑えやすくなります。

一方で、私的利用の増加やルール違反によるトラブル発生の恐れがあり、適切な管理とルール設定が不可欠です。

貸与時はメリットを最大化し、デメリットを最小限に抑える運用が必要になるでしょう。

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法人携帯を従業員に貸与する場合は契約書が必要？

法人携帯を従業員に貸与する際は、契約書を作成することが望ましいです。

契約書がない場合、責任の所在が不明確になる他、ルールの曖昧さから誤解やトラブルが生じやすくなってしまうでしょう。

貸与条件や利用ルール、故障や紛失時の対応、私的利用の禁止などを明確に記載することで、社員と会社双方の権利・義務がはっきりし、トラブルを未然に防ぐ効果があります。

特にセキュリティや情報管理が重要視される現代においては、契約書の整備は必須の対応と言えるでしょう。

社用携帯の導入なら法人携帯ファーストにお問い合わせください

業種や利用目的に応じた最適なプランをご提案し、契約から運用ルールの策定まで丁寧にサポートいたします。

複数回線の管理やセキュリティ対策など、法人利用に特化したご相談にも対応可能です。

初めての導入でも安心のサポート体制を整えておりますので、お気軽にお問い合わせください。

まとめ

利用目的や管理方法、セキュリティ対策、違反時の対応まで、具体的な基準を設けることで、社員の意識向上と企業全体の生産性向上につながります。

また、契約書を交わすことでトラブル時の責任の所在も明確にし、問題を迅速に解決することが可能です。

このように、適切な運用体制を整えることで、安全かつ効率的な社用携帯の活用が実現できるでしょう。